Vantagens de se contratar uma agência de viagens corporativas

As viagens de negócios estão se tornando cada vez mais corriqueiras na rotina das empresas, e, muitas vezes, elas exercem um papel fundamental para a expansão dos negócios e a prosperidade da organização. 

Quando essas viagens acontecem com muita frequência, pode ser interessante contratar uma agência especializada em viagens corporativas. Quer conhecer as vantagens? Neste post a gente conta!

Por que contratar uma agência de viagens corporativas?

As agências de viagens corporativas oferecem uma série de serviços e soluções para as empresas que resolvem terceirizar o planejamento de suas viagens profissionais, simplificando a gestão e permitindo que os objetivos sejam atingidos mais facilmente. 

Com a ajuda dessas agências, é possível diminuir os custos e aumentar a produtividade da viagem, afinal, elas prestam suporte a diversas questões relativas a esse tipo de evento. Se você está pensando em tomar essa importante decisão em sua empresa, confira abaixo alguns dos benefícios.

Redução de custos

Uma viagem de negócios é um investimento. Inclusive, já ensinamos aqui como calcular o ROI de sua viagem. Para otimizar esse investimento e obter o máximo retorno, o apoio de uma agência é essencial. 

Ao contrário do que muitos pensam, contratar uma agência de viagens corporativas não é caríssimo. Comparando com as despesas que as empresas teriam caso não contassem com o serviço para o planejamento e a organização da viagem, os gastos da terceirização são significativamente menores. 

Como as agências especializadas têm muita demanda, e já conhecem os principais fornecedores, elas acabam tendo um poder de negociação muito mais elevado, conseguindo obter condições e valores muito mais vantajosos para passagens, diárias, transfers, seguradoras, locação de carros, etc. 

Maior controle das despesas

Por falar nisso, é preciso ressaltar que as agências corporativas também podem ajudar na gestão das despesas. Para que a viagem não estoure o orçamento, é preciso controlar os gastos de maneira responsável. As agências especializadas em viagens corporativas normalmente permitem a geração de relatórios muito detalhados sobre as despesas de cada viagem, classificando-as e categorizando-as para facilitar a análise e, posteriormente, a otimização dos recursos. 

Self booking corporativo

Já falamos aqui no blog sobre as vantagens do self booking corporativo.  Trata-se de um sistema de reservas em que o viajante escolhe como será a sua viagem e é responsável por reservar a hospedagem, comprar as passagens aéreas ou rodoviárias da maneira que achar melhor, e planejar o transporte utilizado no destino. E muitas das agências especializadas oferecem esse tipo de plataforma digital para que o próprio colaborador consiga planejar sua viagem profissional, tudo online e de maneira personalizada. 

Além de diminuir os custos da viagem, o self booking permite maior controle das despesas e torna mais fácil gerar relatórios com informações precisas sobre as viagens, dentre outras vantagens. 

Facilidade na emissão de documentos

A emissão e a renovação de documentos é algo muito importante no planejamento de viagens de negócios. O responsável precisa estar atento aos prazos, datas e vencimentos, e contar com os serviços da agência é garantia de que tudo será providenciado da maneira correta. Afinal, tratam-se de especialistas que já sabem tudo o que precisa ser feito para agilizar os processos. 

Suporte a qualquer hora e lugar

O ideal é que não haja nenhum contratempo durante a viagem, mas nunca se sabe quando um imprevisto vai acontecer. Nas viagens profissionais, todo cuidado é pouco para assegurar a segurança e o bem estar do colaborador, afinal, ele está sob responsabilidade da empresa. 

A grande vantagem de usar os serviços de uma agência especializada é poder contar com suporte imediato para qualquer emergência. Muitas vezes, elas contam com equipes prestando atendimento aos viajantes corporativos 24 horas por dia, o que é uma mão na roda para resolver urgências, a qualquer momento, onde quer que o viajante esteja. 

Mais produtividade

Terceirizando a organização, o planejamento e a execução das viagens corporativas para agências especializadas nessa área, o gestor consegue otimizar seu tempo e ter mais foco para realizar suas atividades-chave. Isso vai tornar a rotina muito mais produtiva e facilitará o dia a dia da empresa. As atividades relacionadas ao planejamento das viagens normalmente são burocráticas e exigem muito tempo e energia. Por isso, contar com auxílio nessas tarefas essenciais permite ao gestor e sua equipe se dedicarem mais às suas funções. 

Consultoria personalizada

Uma vantagem extra que várias agências oferecem aos seus clientes é o serviço de consultoria em gestão de viagens, realizado por profissionais da área. Com essa ajuda, as empresas conseguem analisar dados de viagens anteriores, tomar decisões mais assertivas e traçar estratégias mais específicas e efetivas para obter melhores retornos. 

 

Você usa ou já pensou em usar os serviços de uma agência de viagens corporativas em sua empresa?