Saiba porque a política de despesas e reembolsos não pode ser estática

É natural que, quando a empresa comece a crescer, surja a necessidade de realizar o controle financeiro de maneira mais efetiva para evitar desperdícios que causem prejuízos no futuro.

E um dos pontos em que é preciso prestar muita atenção é a gestão das despesas corporativas: para manter a saúde financeira do negócio, é necessário monitorar os gastos e obedecer às normas determinadas pela política de reembolsos (se você não tem uma, clique aqui para descobrir como elaborar em sua empresa).

Quando você deve consultar a política de reembolsos da empresa

A política de reembolsos serve para prevenir diversos problemas, e pode ser acionada em vários tipos de situações dentro do ambiente corporativo, como o reembolso de compra de passagens aéreas ou de reserva de hotel em viagens, o reembolso da recarga do celular corporativo, o ressarcimento das despesas com deslocamento em serviços externos (como os gastos com táxi ou combustível), alimentação dos funcionários, reembolso de compra de material de trabalho, entre inúmeras outras situações que possam exigir que o trabalhador invista seu próprio dinheiro durante o exercício de suas funções para, posteriormente, ser ressarcido.

Para casos como esses, é importante que a política estipule um teto de gastos para cada ocasião e determine que tipos de despesas são passíveis de reembolso. Entretanto, não se pode esquecer que a política de reembolsos não é imutável: ela pode e deve ser adaptada de acordo com a realidade e com as demandas de seu negócio. Afinal, as empresas são diferentes entre si, têm prioridades e necessidades distintas, logo, não há motivos para que a política de reembolsos de despesas seja engessada e arbitrário.  

Como criar uma política de despesas e reembolsos mais flexível

Para que a política seja efetiva, ela tem que contar com a aprovação dos colaboradores e estar aberta a sugestões das equipes. Caso contrário, será mais difícil fazer com que todos a cumpram. Ela não só deve ser flexível, como tem que ser revisada de tempos em tempos e ajustada conforme as necessidades.

A seguir, confira algumas dicas que podem ajudar a flexibilizar sua política de despesas e reembolsos corporativos.

Leve em conta as necessidades da empresa

Para que a política de reembolsos realmente funcione, ela precisa estar alinhada à natureza e às especificidades da empresa. Por isso, é fundamental definir procedimentos específicos para reservas de hotéis e de passagens, aluguel de carros ou viagens de táxi ou Uber, despesas com alimentação, ligações telefônicas, ou para o uso do cartão de crédito corporativo, entre outros.

Lembre-se de que é preciso deixar claro que só serão reembolsadas aquelas despesas ligadas à realização das atividades profissionais, excluindo qualquer gasto pessoal. Isso evita constrangimentos desnecessários e deixa o funcionário de sobreaviso sobre o valor que será efetivamente devolvido.

Dê opções aos funcionários

Na medida do possível, dê opções para seus colaboradores. Em casos de almoços com clientes, por exemplo, ao invés de escolher o restaurante, que tal estabelecer um orçamento para ser gasto, e deixar o local a cargo do profissional que conduzirá o encontro? O mesmo vale para o deslocamento: com os aplicativos de táxi ou motorista particular, é muito mais simples deixar o transporte por conta do funcionário que fará um serviço externo, e depois simplesmente reembolsá-lo, mediante apresentação do recibo.

Se for o caso de uma viagem corporativa, vale dar uma faixa de preço ou uma seleção de hotéis para que o próprio viajante faça a escolha do que lhe for mais conveniente. Isso também pode ser feito com as companhias aéreas ou o horário de voo. Isso dá mais liberdade ao trabalhador e é uma prática altamente aconselhável.

Solicite feedbacks

Conforme falamos, é essencial que, depois de criar a política de despesas e reembolsos, o gestor peça um feedback às equipes, e se mostre aberto a responder dúvidas, sugestões ou comentários feitos pela equipe. Sempre que possível, os pedidos e considerações dos funcionários devem ser levados em conta na hora de reajustar as normas. Assim, todos ficarão alinhados em relação aos processos de reembolso de despesas corporativas e, ainda por cima, sua política estará sujeita a uma melhoria constante.

Revise a política sempre que for preciso

Pode ser que, com o passar do tempo, as necessidades ou as prioridades mudem. Isso é normal. É por isso que sua política de despesas e reembolsos deve ser revista regularmente. O caminho para o sucesso, nesse ponto, é a flexibilidade, pois de nada adianta ter regras que estejam em desacordo com a realidade da empresa. Para isso, as normas devem ser passíveis de ajustes quando necessário.

Utilize um software de gestão de despesas e reembolsos corporativos

Uma maneira simples e eficaz de dar mais autonomia ao colaborador e ainda facilitar o processo de reembolsos é utilizar um gerenciador de despesas e reembolsos corporativos, como o Rexpense. Essa solução é perfeita, porque garante a liberdade do profissional na hora de realizar as despesas relacionadas às suas funções e dá mais tranquilidade, pois a solicitação de reembolso é feita online, pelo próprio aplicativo. Assim, ele saberá exatamente quanto e quando vai receber a devolução de seu dinheiro.

Além disso, com o Rexpense não é preciso guardar milhões de notas fiscais e se arriscar a perder algum comprovante: é possível enviar os documentos necessários em tempo real através da ferramenta!

 

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