Saiba como reduzir despesas nos eventos corporativos

Manter o orçamento para eventos corporativos enxuto, sem sustos e imprevistos, é um verdadeiro desafio, afinal, é preciso reduzir os gastos sem comprometer a qualidade das ações. Por isso, é importante se planejar bem, manter tudo sob controle e procurar medidas para diminuir as despesas. 

Quer saber como você pode fazer isso sem prejudicar os resultados trazidos pelo evento? Então é só continuar lendo este post!

Atenção à escolha do local do evento

Todo planejamento é pouco na hora de decidir qual será o local do evento. O eleito deve atender as necessidades da empresa, ser acessível, para evitar gastos extras com transporte, e estar de acordo com o porte do projeto, afinal, ninguém quer realizar um evento em que não haja lugar suficiente para todos os convidados, pois isso seria um fiasco!

Antes de bater o martelo, é importante verificar tudo o que está incluso no contrato e buscar o melhor custo-benefício, optando pelo lugar que oferecer mais benefícios e funcionalidades por um preço justo. 

Organize-se financeiramente

A organização financeira é fundamental para manter o orçamento em eventos corporativos em dia. Por isso, registre todas as etapas e valores, de uma maneira que facilite a visualização de cada item. Separe os itens de acordo com as categorias e liste os fornecedores necessários, os preços, as datas e todas as informações necessárias. Mantenha esse documento sempre atualizado, assim, será possível visualizar quanto exatamente você tem disponível para gastar!

Negocie com os fornecedores

Para conseguir os melhores preços, é preciso negociar. Peça descontos, busque as melhores condições e prazos de pagamento, procure os melhores benefícios e não tenha medo de barganhar. Evite também o pagamento de taxas extras, e lembre-se de planejar tudo com antecedência e evitar datas muito concorridas, já que os valores tendem a aumentar conforme a demanda. Muitos fornecedores admitem certa flexibilidade para não perder um negócio, por isso, sempre converse muito e tente entrar em um acordo benéfico para sua empresa. 

Tenha um orçamento para emergências

Mesmo fazendo tudo certinho, nunca se sabe quando um imprevisto pode ocorrer. Por isso, é importante reservar parte do orçamento para a resolução de casos urgentes que demandem gastos extras. Esteja preparado para as emergências e evite estourar o orçamento! 

Solicite confirmação de presença dos participantes

O famoso “RSVP” nos convites não foi criado à toa. É importante confirmar a participação dos convidados antecipadamente para se planejar melhor e saber qual será o número real de pessoas que estarão no evento. Não se esqueça de incluir uma “margem de erro” em seus cálculos para eventuais participações de última hora. 

Defina prioridades

Certos elementos de um evento corporativo são inegociáveis, já que economizar neles poderia arruinar a qualidade. Por isso, é importante estabelecer prioridades: o que não pode faltar para que o evento seja um sucesso? Quais custos não podem ser cortados de forma alguma? Registrando isso, é mais fácil descobrir o quanto “sobra” para outros setores menos críticos, como a decoração, o buffet luxuosíssimo, os brindes, entre outros. 

Faça o acompanhamento

Para que o evento dê certo, é importante manter um acompanhamento de todas as etapas e contratações, pois, a partir desse controle, é possível descobrir a quantas anda o orçamento. Inclua eventuais despesas extras, taxas adicionais e uma margem para imprevistos. 

Conte com ajuda especializada

Se sua empresa costuma realizar muitos eventos corporativos, pode ser uma boa optar pela contratação dos serviços de uma empresa especializada na organização desse tipo de empreendimento, já que sua expertise e conhecimentos no meio pode ajudar a economizar tempo e poupar recursos. 

Controle as despesas

É importante manter as despesas corporativas sob controle, tanto para resguardar a empresa quanto para evitar erros e fraudes. De quebra, o controle permite administrar melhor a verba e analisar os eventos anteriores, o que pode ser extremamente útil para planejar melhor os próximos. Por isso, mantenha tudo devidamente registrado.

Para facilitar a tarefa, você pode usar uma ferramenta específica, como o Rexpense. Com ele, a gestão se despesas e reembolsos se torna muito mais simples e intuitiva. Clique aqui para conhecer todas as vantagens

 

Em sua empresa há essa cultura de realizar eventos corporativos regularmente? Como é feito o planejamento? Com as dicas acima, nós garantimos que será muito mais simples respeitar o orçamento nas próximas ocasiões!