Saiba como profissionalizar a gestão das equipes externas

Monitorar e controlar uma equipe de vendas externa de maneira adequada é imprescindível para que as empresas cresçam e progridam, afinal, essa é a maior garantia de que o time vai atingir seus objetivos e metas, trazendo resultados promissores.

Entretanto, restrições de orçamento e falta de visão podem acabar prejudicando essa tarefa. Felizmente, a tecnologia já é capaz de oferecer soluções para melhorar a gestão e o monitoramento de equipes externas. Além disso, existem algumas técnicas básicas que também podem ajudar o o gestor a melhorar nesse aspecto. 

Neste post vamos dar algumas dicas infalíveis para profissionalizar a gestão das equipes externas e obter resultados muito melhores. 

1- Saiba contratar

O sucesso começa no momento da contratação dos colaboradores, por isso, é necessário perseguir o perfil certo na hora de escolher os membros de sua equipe. Procure aqueles candidatos que demonstrem conhecimento de suas funções e do segmento em que a empresa atua, tenham um bom relacionamento interpessoal, saibam se comunicar e demonstrem persistência e determinação. Nunca cometa o erro de contratar um funcionário somente por ter um currículo interessante ou ter boa aparência. 

2- Invista no treinamento do time

Manter a equipe atualizada é fundamental para o sucesso. Para isso, aposte em reuniões de feedback regulares, para alinhar os discursos e orientar as equipes, desenvolva scripts de negociação e de vendas, desenvolva um programa de capacitação dentro da empresa, invista em workshops, palestras e treinamentos externos. Não importa a estratégia utilizada, o importante é apostar na reciclagem constante e manter seus colaboradores sempre atualizados com as novidades do mercado. 

3- Use uma agenda digital para melhor organização 

Hoje em dia existem inúmeras opções de agenda online, calendários na nuvem e aplicativos que podem ser compartilhados entre as equipes e utilizados para otimizar a gestão. Os gestores podem fazer uso desse recurso para acompanhar visitas externas dos vendedores, agilizar o agendamento de compromissos e reuniões e planejar as rotas, uma vez que é possível visualizar a disponibilidade de horários em tempo real, sem precisar perguntar à equipe. 

Vale lembrar que a solução adotada deve proporcionar mobilidade e operar em nuvem, assim fica mais simples manter os compromissos sincronizados. 

4- Use um bom CRM

Sim, o CRM tem mil e uma utilidades, e uma delas é auxiliar no monitoramento do desempenho das equipes externas. Um bom sistema de CRM permite que a equipe de vendas registre as interações com os clientes. Dessa forma, ao se cruzar esse histórico com as informações da agenda (lembre-se da dica 3!), é possível descobrir se, de fato, todas as visitas que estavam previstas foram realizadas, além de visualizar melhor o cenário e os resultados. O gestor passa a ser capaz de fazer as suas previsões calcadas em dados empíricos, com base na análise dos colaboradores externos, e também de implementar as melhorias necessárias

5- Aposte nos rastreadores veiculares 

Os rastreadores veiculares têm algumas funções interessantes. A vantagem mais óbvia é, claro, garantir que a agenda de visitas seja cumprida sem desvios de rota durante o percurso. Mas não é só esse benefício: monitorar as equipes externas com um rastreador veicular também ajuda o gestor a ter uma visão mais realista do histórico das rotas realizadas e, com base nisso, entender quais regiões apresentam os melhores desempenhos e quais não trazem um bom retorno ou geram altos custos de deslocamento. 

Estudando os percursos das equipes externas com afinco, e analisando a localização onde os clientes se concentram, é possível reprogramar as rotas de uma maneira mais eficiente, em busca de aumentar a produtividade do time. 

6- Utilize um software de gestão de despesas e reembolsos

Trabalhar com equipes externas muitas vezes implica que o colaborador arque com certos custos, como gasolina (em caso de veículo próprio), gastos com alimentação, os custos envolvidos quando se marca um almoço de negócios ou uma reunião em uma cafeteria, entre outros inúmeros exemplos. Nesse caso, as despesas feitas durante o horário de trabalho devem ser reembolsadas pela empresa, mediante a apresentação de recibos.

Para otimizar a gestão de despesas e reembolsos e tornar o processo mais eficiente e produtivo, é um ótimo negócio investir em um software de gestão de despesas corporativas, como o Rexpense. Com ele, o gestor consegue analisar as despesas e as verbas em tempo real, aprovar solicitações de reembolso rapidamente, entre outros infinitos recursos. Para o colaborador também é prático, porque ele consegue fotografar e enviar o comprovante de despesas na mesma hora, evitando que ele se extravie. 

Além disso, outra vantagem que deve ser salientada é que o Rexpense utiliza o recurso de geolocalização entre os pontos de partida e chegada do colaborador, permitindo determinar o valor de deslocamento de um jeito bem simples. Isso é perfeito para monitorar reuniões externas, por exemplo. 

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