Saiba como as diárias fracionadas podem favorecer as viagens corporativas

As viagens corporativas podem ser excelentes aliadas para facilitar a ampliação dos negócios da empresa, o fechamento de novos contratos e até mesmo as visitas presenciais a clientes ou fornecedores. Elas também são úteis para a capacitação das equipes, já que é bem comum que as empresas enviem seus colaboradores para fazer treinamentos ou cursos, assistir a palestras ou participar de eventos em outras cidades. 

Para que essas viagens de negócios não se tornem excessivamente caras, contudo, é preciso planejá-las muito bem e estabelecer um orçamento previamente. Assim, o ideal é buscar alternativas que reduzam os custos sem diminuir os benefícios da experiência.

Neste post, vamos falar sobre uma estratégia bastante utilizada para diminuir as despesas de viagem: as diárias fracionadas

O que são as diárias fracionadas?

Ao decidir investir em uma viagem corporativa, seja qual for o propósito dela, a empresa precisa buscar os melhores preços para que as despesas durante o deslocamento não comprometam seu orçamento. 

Em alguns casos, a viagem será de curta duração, pois o viajante corporativo terá poucos compromissos na cidade destino ou precisará passar pouco tempo no hotel. Nesse contexto, as diárias fracionadas podem ser uma excelente alternativa para economizar. 

As diárias fracionadas são uma modalidade de hospedagem em que, ao invés de se considerar o período de uma diária completa, é possível optar pela reserva do quarto por apenas um número determinado de horas. Hoje, vários hotéis pelo mundo já oferecem essa opção como forma de facilitar o acesso. Escolher estabelecimentos que trabalham com diárias fracionadas pode ser vantajoso tanto para o viajante corporativo quanto para a empresa, como veremos a seguir. 

Por que optar pelas diárias fracionadas em uma viagem corporativa?

É claro que o principal benefício de optar pelas diárias fracionadas é diminuir os custos da empresa. Mas essa não é a única vantagem. Além de ser uma boa estratégia para economizar, optar por essa modalidade de hospedagem permite que o funcionário possa usufruir de um hotel de nível superior em comparação com hotéis que só oferecem a diária integral. 

Trata-se de uma maneira sustentável e inteligente de reduzir despesas, pois não será necessário pagar pelas horas em que o colaborador não estiver efetivamente fazendo uso do serviço e, ao invés disso, pode-se investir em um hotel que ofereça maior conforto. Proporcionalmente ao período utilizado, o gasto ainda será menor, mesmo que a diária “padrão” do hotel seja mais cara.

Essa é uma alternativa que parece ter sido feita sob medida para viagens de negócios, já que, nesse tipo de deslocamento, é comum que o viajante passe pouquíssimo tempo no hotel. Em muitos casos, o colaborador só utiliza o local para dormir, já que passa o dia em compromissos e reuniões espalhados pela cidade. Em outros, ao contrário, ele só precisa passar algumas horas na cidade pois os compromissos profissionais são de curta duração. Em ambas as hipóteses, as diárias fracionadas se encaixam bem em sua rotina. 

O mais recomendado é que a empresa reserve uma quantidade de horas um pouco além do estimado, para que a economia não prejudique o roteiro do colaborador e ele não seja obrigado a ficar fazendo hora pela cidade, até mesmo correndo o risco de perder algum documento ou equipamento importante, caso seu compromisso termine mais cedo do que o previsto. Nesses casos, é melhor que sobrem algumas horas do que faltem. 

Outra dica é verificar com o hotel se existe a possibilidade de guardar a bagagem do viajante corporativo no guarda-volumes mesmo nos momentos em que o quarto não esteja sendo utilizado, para garantir uma segurança extra. Também é importante verificar no estabelecimento se, caso haja atraso no voo ou uma reunião dure mais tempo do que o programado, as horas “perdidas” podem ser reprogramadas ou estendidas. 

Por fim, antes de fechar, é importante fazer as contas para saber se a diária fracionada realmente compensa, já que, dependendo do número de horas utilizadas, pode ser que a substituição não valha a pena. Inclusive, é bom questionar ao hotel se há possibilidade de fazer a troca para uma diária convencional caso necessário, se por acaso a fracionada passar a não ser uma boa opção (se o viajante precisar contratar muito mais horas do que a expectativa inicial da empresa, por exemplo). 

Lembre-se: o planejamento com antecedência é essencial para o sucesso da viagem pois, quanto antes as reservas forem feitas, melhores serão os preços e condições. Portanto, nada de deixar essa tarefa para a última hora!

Sua empresa já utiliza ou planeja utilizar as diárias fracionadas em viagens de negócios?