Reservas em viagens corporativas: dicas para facilitar sua gestão

As viagens corporativas são uma excelente forma de expandir os negócios, motivar o público interno, fortalecer a imagem  da companhia e aproveitar novas oportunidades. Mas não é fácil planejar um evento desse tipo, pois existem muitos detalhes a serem pensados para que a viagem tenha um bom custo-benefício. E a forma como a reserva de hotel é realizada  é um dos fatores mais importantes para manter as despesas abaixo do orçamento.

Quer saber como simplificar esse processo? Então é só continuar lendo!

Como facilitar as reservas das viagens corporativas

Tenha uma política de viagens 

Criar uma política de viagens corporativas clara e detalhada é essencial para simplificar a gestão. No documento, devem constar opções de hotéis, companhias aéreas, fornecedores em geral, o orçamento para as despesas de viagem, e também os parâmetros em que o viajante deve se basear, como, por exemplo, que tipo de despesa pode ser reembolsada, em que categoria de hotel é possível fazer a reserva, entre outras diretrizes.

Com uma política abrangente, a qualidade da viagem aumenta e os resultados são mais expressivos, o que impacta na relação de custo-benefício do evento.

Lance mão da tecnologia 

A tecnologia pode ajudar nessa empreitada. Existem ferramentas que ajudam a encontrar os melhores preços e fazer a reserva de passagens e hotéis em conformidade com a política de viagens estabelecida.

Controle o orçamento

Controlar o orçamento de viagem evita que as despesas excedam as expectativas e gerem prejuízo para a empresa. Por isso, na política de viagens corporativas, deve haver estratégias que proporcionem uma redução nos gastos. É preciso também administrar os chamados custos invisíveis, como o check-out com atraso, o no-show e outras tarifas que podem ser aplicadas, e analisar relatórios gerados a partir dos dados de viagens passadas. 

Deixe o viajante corporativo participar

O planejamento de uma viagem é uma tarefa exaustiva, e toda ajuda pode vir a calhar. Por isso, uma boa dica é incluir os colaboradores nessa função. Muitas tarefas envolvidas à gestão de viagens corporativas estão relacionadas aos conhecimentos e experiências de outros setores. Portanto, optar por uma gestão mais colaborativa pode tornar o planejamento ainda mais eficiente. 

Considere as diárias fracionadas

As diárias fracionadas são uma modalidade de hospedagem em que, ao invés de reservar o período de uma diária completa, reserva-se o quarto por um número determinado de horas. A principal vantagem de optar pelas diárias fracionadas é diminuir os custos da empresa de uma maneira sustentável e inteligente, já que não é necessário pagar pelas horas em que o colaborador não estiver efetivamente fazendo uso do serviço e, ao invés disso, pode-se investir em um hotel mais confortável. 

Defina os principais critérios

A reserva de hotel não deve ser baseada somente no preço: há outros critérios que devem ser postos na balança, de acordo com o objetivo da viagem e a realidade da empresa. Por exemplo, em alguns casos a proximidade com o centro da cidade ou com sistemas de transporte público pode ser um diferencial.

Também é preciso avaliar se o tipo de acomodação ofertada atende à necessidade, se os serviços oferecidos são suficientes, se a diária inclui o desjejum, se há room service, Wi-Fi e estacionamento, entre outros fatores. Só assim é possível tomar a melhor decisão.  

Considere fugir das grandes redes

Optar pelas grandes redes hoteleiras pode transmitir uma ideia de segurança, mas nem sempre essa é a solução ideal. Em alguns casos, um hotel independente pode atender às demandas do viajante corporativo e sair bem mais barato, já que se tratam de estruturas mais simples, sem o nome famoso como chamariz.  Além disso, é mais fácil negociar benefícios extras nesses casos, já que não há um protocolo da matriz a ser seguido. 

Priorize os hotéis com espaço para eventos

No caso de viagens que envolvam eventos corporativos, contar com um espaço interno no próprio hotel pode ser muito prático. Com tudo sendo produzido no próprio hotel, é possível eliminar os custos logísticos, os gastos com transporte, além de poder contar com a infraestrutura e com a decoração do local. Assim, dá para concentrar o trabalho de produção e organização em um só lugar,

Não esqueça de se certificar sobre os serviços oferecidos, como coquetéis, coffee break, sala de conferência, equipamento adequado de áudio e visual, acesso à internet rápida e disponibilidade de cadeiras e mesas. Assim, o trabalho de produção torna-se bem menor. 

Essas são as dicas que julgamos mais importantes para facilitar o processo de reservas de hotéis em uma viagem corporativa. Esperamos que tenham sido úteis para tornar sua gestão ainda mais eficaz!