Relatório de despesas corporativas – Saiba como fazer uma entrega inteligente

Saber como fazer um bom relatório de despesas corporativas é importantíssimo para manter a saúde financeira em dia, afinal, é por meio desse documento que será possível entender claramente os gastos da empresa, estabelecer um orçamento realista para as despesas corporativas e, é claro, efetuar os reembolsos das despesas feitas pelos colaboradores. 

Mas como criar esse tipo de relatório da maneira correta? Nesse post, a gente ensina!

1- Escolha a ferramenta perfeita

Primeiro, você precisa saber que um relatório de despesas corporativas pode ser feito usando os mais diversos recursos, e, por isso, você deve escolher a ferramenta a ser utilizada de acordo com as necessidades da empresa.

Há quem prefira o velho Excel para controlar tudo por meio de planilhas. Se você for usar o Excel, lembre-se de inserir colunas para a categoria da despesa, a equipe, o projeto e o motivo da viagem, além da descrição das despesas. Isso ajuda a tornar o processo mais organizado.

O problema de realizar todo o controle manualmente é que, além de tomar muito mais tempo, isso pode acabar ocasionando erros e retrabalho, além de abrir espaço para fraudes em solicitações de reembolso. 

Por isso, hoje as empresas mais modernas acabam optando por softwares especializados para realizar essa gestão e, assim, ganhar produtividade e evitar falhas humanas. 

Caso sua empresa esteja pronta para dar um passo além e mergulhar nas maravilhas do controle automático de gestão de despesas corporativas, o ideal é optar pelo Rexpense.  Com ele, você consegue facilmente classificar as despesas por meio de tags personalizadas e inteligentes que agrupam as despesas por equipe ou de modo individual, de forma a tornar a entrega mais rápida e eficiente.

2- Estipule as despesas mais relevantes para o seu negócio

O relatório de despesas corporativas deve permitir a personalização dos custos de sua empresa, já que eles variam de negócio para negócio. 

Por isso, as despesas que serão enumeradas e gerenciadas no documento devem ser definidas em sua política de reembolsos, como garantia de que apenas o que for relevante será acompanhado no relatório. Dessa forma, você economiza tempo e evita o acúmulo de dados desnecessários. 

3- Registre os dados dos colaboradores

Para que o relatório de despesas corporativas tenha validade, é preciso que os funcionários que solicitarão reembolsos reconheçam as próprias despesas e assinem o documento. Portanto, é necessário deixar um espaço para a identificação dos funcionários, em que serão inseridos os dados pessoais e os contatos.

Além de isso ser uma medida de segurança para ambas as partes, esse registro de despesas por colaborador também permite elencar quem gasta mais e quem gasta menos. Com essas informações, fica mais fácil remanejar os gastos para caberem no orçamento da empresa. 

4- Calcule os valores 

Após definir os gastos e identificar corretamente os colaboradores, é necessário calcular os valores. O ideal é que o gestor saiba quais são os gastos totais da empresa com hospedagens, passagens, transporte, entre outros. 

Isso pode ser feito no Excel, por meio de fórmulas automáticas que calculam os valores durante o preenchimento, ou também por um sistema especificamente desenvolvido para o controle das despesas corporativas, como o Rexpense, o que, além de ser mais prático e seguro, também ajuda a evitar erros no relatório e imprecisão nos dados.  

5- Analise os relatórios e tome decisões mais precisas

Depois que o relatório finalmente estiver criado, é o momento de usar efetivamente os dados que estão contidos no documento. Para isso, é necessário analisar minuciosamente os relatórios de viagem, conferindo número por número e buscando oportunidades para reduzir custos. 

No momento de tomada de decisões estratégicas que envolvam as despesas corporativas, consulte sempre os relatórios, assim, as decisões serão embasadas por números precisos, e não por meras estimativas. 

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