Reembolso por quilometragem – Aprenda a fazer esse cálculo

É muito comum que as empresas utilizem o veículo próprio do funcionário para serviços externos, reuniões e outros compromissos fora da empresa, e depois efetuem o reembolso do combustível utilizado. Porém, se não houver um controle, pode haver dificuldades na hora de calcular o Km rodado para o reembolso. Isso porque pode haver falhas, erros de cálculo, ou mesmo fraudes por parte de colaboradores ao elaborar relatórios que não correspondam à realidade. Isso tudo faz a empresa perder produtividade, e até mesmo dinheiro.

Por isso, decidimos fazer esse pequeno tutorial de como fazer o cálculo de reembolso por quilometragem de forma mais eficiente.

Primeiramente, liste as despesas consideradas reembolsáveis

É muito importante acordar com os colaboradores quais despesas farão parte do reembolso de quilometragem. Normalmente, considera-se custos com combustível, com o seguro do automóvel, as taxas do veículo pagas ao DETRAN, os custos com limpeza e manutenção, e também o desgaste do veículo.

É necessário definir na política de reembolsos da empresa qual será o percentual de participação da empresa sobre tais despesas, explicitando quais delas serão pagas integralmente e quais serão divididas com o funcionário. Algumas empresas, por exemplo, optam por pagar metade das taxas do DETRAN, do valor do seguro e dos gastos com limpeza e manutenção, e ressarcir integralmente o combustível utilizado. Isso deve ser definido entre a empresa e o colaborador.

Uma medida muito adotada é o pagamento de 50% das taxas obrigatórias, seguro e limpeza do automóvel. O restante dos valores deve ser pago em sua totalidade, mas sempre se baseando pelo cálculo da quilometragem rodada, é claro.

Listadas as despesas, é só fazer os cálculos!

Combustível

Nesse momento, você precisa calcular mais ou menos quantos quilômetros o carro é capaz de rodar com um litro de gasolina. Basta multiplicar o valor do litro da gasolina (que varia conforme a localidade da empresa) pela quantidade de quilômetros que podem ser rodados com um litro do combustível. Assim, você terá o valor a ser reembolsado.

Limpeza do veículo

Nessa etapa, você vai considerar o preço médio de uma limpeza semanal em sua região (multiplicado por 4 ou 5, de acordo com o número de semanas que o mês corrente tenha, caso você for efetuar o reembolso mensalmente) e também a quilometragem média que o funcionário rodará com o carro por semana. Divida o valor das limpezas efetuadas durante o mês pelo número de quilômetros que serão rodados e você terá o valor exato que deverá reembolsar.

Seguro veicular

Nessa etapa, você deve considerar o valor do seguro do automóvel usado pelo colaborador, em média. Para chegar à quantia a reembolsar, basta dividir o valor do seguro pelos quilômetros rodados durante o mês.

Taxas obrigatórias: IPVA + Licenciamento

Nessa etapa, você precisará verificar o valor médio do IPVA + Licenciamento do veículo do colaborador. Para isso, é necessário consultar a tabela FIPE. Então, basta somar os valores dessas taxas e dividir tudo pelo número de quilômetros rodados: você vai obter o valor que deve ser ressarcido pelas taxas obrigatórias.

Total a ser ressarcido:

Esse é o momento em que você vai somar todos os itens anteriores, ou seja, os valores que devem ser reembolsados pelo combustível, pela limpeza, pelo seguro e pelas taxas obrigatórias. Muito cuidado para não esquecer de incluir nenhum valor nesse somatório, para garantir que será feito o ressarcimento do valor correto.

Como efetuar o cálculo do reembolso por KM rodado sem complicações

Para manter o reembolso do combustível por quilômetro rodado sob controle sem dores de cabeça, suspeitas de fraude e perda de tempo, é fundamental contar com um software capaz de monitorar a rota realizada. O Rexpense conta com a funcionalidade da despesa de distância, e utiliza o recurso de geolocalização entre os pontos de partida e chegada do colaborador, permitindo determinar o valor de deslocamento, por quilometro ou milha, além da moeda a cobrar.

O próprio usuário pode solicitar o comprovante direto pelo aplicativo do Rexpense, e o gestor também consegue aprovar a despesa online rapidamente, evitando atrasos, falhas e burocracias desnecessárias. Isso torna todo o processo muito mais confiável, seguro e preciso, e permite que o gestor tenha mais controle sob suas equipes externas.

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