Reembolso de despesas corporativas – Sua empresa pode fazer isso melhor

É muito comum que, em empresas que contem com colaboradores que atuem externamente, indo a reuniões ou visitando clientes, seja utilizado o sistema de reembolso de despesas corporativas. Nesse sistema, o colaborador arca com suas despesas de transporte, alimentação, hospedagem e gasolina quando faz serviços externos e, posteriormente, apresenta os comprovantes de pagamento dessas despesas e solicita o reembolso à empresa.

O mais comum, ainda hoje, é realizar o processo de reembolsos por meio de formulários, notas fiscais anexadas e planilhas de Excel. Todos os gastos dos colaboradores em deslocamento devem ser registrados na hora de fazer a solicitação, de modo que o setor financeiro consiga validar o reembolso. Nesse processo, é feita a conferência dos valores registrados, a fim de identificar se eles estão de acordo com as regras estipuladas na política de reembolsos, se não excederam o limite, se estão dentro do prazo e se não há nenhuma irregularidade.

O problema disso é que, além de ser chato para o funcionário ter que ficar guardando recibos até o momento de pedir o reembolso manualmente, os comprovantes podem ser extraviados no meio do caminho, fazendo com que a despesa não possa ser reembolsada. Isso acarreta um prejuízo financeiro para o colaborador e muitas dores de cabeça para a empresa, afinal, empresas de Lucro Real nem sequer podem reembolsar despesas sem comprovação para não incorrer em problemas fiscais no futuro. 

Outro problema que pode acontecer são as temidas fraudes. Sem a existência de um documento que comprove o gasto, eventualmente um colaborador pode agir de má fé e solicitar reembolsos para gastos inexistentes, ou então para itens proibidos pela política da empresa (bebidas alcoólicas, por exemplo). 

Outra desvantagem em se usar esses métodos manuais para fazer o controle dos reembolsos de despesas corporativas é que isso acaba tomando muito tempo. Em geral, é preciso disponibilizar um analista financeiro só para conferir cupons fiscais e planilhas, uma tarefa monótona, longa e altamente burocrática.

Por se tratar de um processo repetitivo, a chance de ocorrência de erros é muito grande: pode haver registros errados na planilha, recibos danificados devido a um armazenamento feito de forma desleixada, desorganização de registros e ausência de comprovantes. Dessa forma, o retrabalho acaba sendo uma constante…e esse nem é o pior problema!

O pior, na verdade, é que esse processo desperdiça tempo, energia e recursos preciosos da empresa, obrigando o analista financeiro a se dedicar somente a tal tarefa, ao invés de fazer outras coisas que poderiam render mais para a empresa. Isso acaba minando a produtividade e afetando o caixa da empresa. 

E qual é a solução para esses problemas? Simples: utilizar a tecnologia para revolucionar a gestão de despesas corporativas em sua empresa e tornar o processo de reembolsos muito mais produtivo.  A melhor maneira de fazer isso é usando o Rexpense, o gerenciador de despesas e reembolsos mais inteligente que você já viu. 

Com ele, é possível livrar-se das planilhas de uma vez por todas e eliminar a necessidade de guardar e conferir comprovantes: pelo próprio app, o colaborador consegue enviar o recibo no momento em que a despesa é feita e o gestor pode aprová-la em tempo real.

O software conta uma funcionalidade que permite parametrizar as regras corporativas, de modo que qualquer irregularidade seja verificada no momento em que a solicitação é feita. Assim, é muito simples identificar possíveis distorções dos valores de reembolso solicitados, apontar erros em notas fiscais e apontar documentos que não estejam alinhados com as políticas da empresa.

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