Reembolso de despesas corporativas – confira se sua empresa está legal

Reembolsar as despesas corporativas corretamente não é uma necessidade apenas ética da parte da empresa, mas também algo que está relacionado às leis trabalhistas e as finanças como um todo. Não efetuar o ressarcimento dos gastos dos funcionários durante o cumprimento das funções, ou fazê-lo de uma maneira inadequada, pode afetar seriamente a empresa e causar complicações com a Justiça. É importante ter cuidado com isso, pois certos erros podem colocar a empresa na mira da fiscalização.

O problema é que há muitas dúvidas envolvendo os reembolsos das despesas de trabalho. Neste post, você vai entender o que diz a lei sobre os reembolsos de despesas corporativas e descobrir se sua empresa está em dia com a legislação trabalhista. 

Reembolso ou diária de viagem

Existem duas maneiras simples de se proceder em viagens corporativas: ou concedendo diárias de viagem ou com reembolsos. O pagamento das diárias se dá quando a empresa define um valor a ser depositado diariamente durante o período de deslocamento, para custear as despesas com transporte, hospedagem e alimentação. 

Apesar de parecer prática, a concessão de diárias de viagens não são muito aconselháveis porque não permitem um bom controle de gastos por parte da empresa. Ao simplesmente depositar o dinheiro sem exigir comprovação, as chances de se gastar mais do que o necessário são enormes!

Já no reembolso, não há um valor de diária estipulado. Nesse caso, o colaborador paga do próprio bolso as despesas feitas durante a realização de suas atividades profissionais para, posteriormente, ser ressarcido mediante comprovação. 

O que a legislação trabalhista tem a dizer sobre isso?

Em termos legais, o reembolso de despesas corporativas não deve ser considerado parte do salário do funcionário. Como tratam-se de gastos comprovados que os funcionários tiveram durante o exercício de suas funções, eles não configuram parte da remuneração e não devem recolher impostos ou depositar FGTS.

Para evitar contratempos judiciais e fiscais, é importante que a empresa exija comprovante das despesas por meio de documentos, como notas fiscais. Isso deve estar definido claramente na Política de Reembolsos. 

Porém, não é necessário guardar montes de cupons fiscais eternamente! Utilizando um software de despesas e reembolsos como o Rexpense, é possível registrar as despesas, enviar e armazenar os comprovantes em formato digital, sem ter que manter os originais guardados. Isso confere muito mais praticidade ao processo e evita que os comprovantes se extraviem. 

Qual é o prazo para reembolso por parte da empresa?

Não há na legislação trabalhista nenhuma cláusula relacionada ao prazo para pagamento de um reembolso. Entretanto, recomenda-se que exista, na política da empresa, alguma norma referente ao prazo máximo do reembolso, para não prejudicar ou desestabilizar as equipes. 

Em alguns casos, pode ser uma boa trabalhar com adiantamentos. Eles são úteis para evitar situações em que o colaborador não pode pagar as despesas do próprio bolso. Nesses casos, o adiantamento evita qualquer problema de atraso.

Como proceder no caso de adiantamentos?

Ao invés de reembolsar as despesas corporativas posteriormente, algumas organizações têm como norma estimar o valor que será gasto pelo funcionário e pagar essa quantia adiantada. Nessa modalidade, o colaborador também precisa fazer o controle das despesas por meio dos comprovantes e prestar contas à empresa.  

Não existe uma regra específica para os adiantamentos: o procedimento é o mesmo dos reembolsos de despesas corporativas. Porém, é importante lembrar que no momento da prestação de contas o colaborador deve comprovar seus gastos. 

Como funciona a tributação nos casos de reembolso de despesas corporativas?

Como as despesas corporativas não integram o salário, não há encargos trabalhistas, como FGTS, 13° salário e férias sobre elas.

Para o funcionário, no entanto, é preciso prestar atenção, pois o reembolso de despesas de trabalho tem particularidades na declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física, e a prestação de contas é fundamental.

Como comprovar as despesas corporativas?

Para realizar a comprovação, é simples: basta preencher os relatórios de despesas e comprovar os gastos apresentando os cupons fiscais. 

Muita gente faz esse trabalho manualmente, com as velhas planilhas de Excel, mas isso pode desperdiçar muito tempo e ainda acarretar erros. Por isso, o mais indicado é a automatizar esse processo com um software específico para a gestão de despesas e reembolsos.

Com o Rexpense, é possível lançar as despesas corporativas em tempo real, solicitar reembolsos e anexar fotos dos comprovantes, tudo muito fácil, prático e inteiramente online. Basta ter um dispositivo conectado à internet e pronto: todos os seus problemas estarão resolvidos! 

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