Reduza os custos das viagens corporativas seguindo estas dicas simples

As viagens corporativas são necessárias e bem-vindas para que as empresas possam se expandir, porém, se não forem bem administradas, podem se tornar um tiro no pé. Daí a importância de se investir em uma gestão criteriosa no que diz respeito à organização das viagens de negócios. Com um planejamento eficiente, é possível economizar muito dinheiro e não colocar as finanças da empresa em risco.

Quer saber como tornar as viagens corporativas mais econômicas? Confira as dicas abaixo que separamos para você!

Marque a data com o máximo de antecedência

Antecipe-se na organização e marque a viagem corporativa o quanto antes, assim, é possível conseguir descontos nas passagens aéreas e nas diárias de hotel, já que o preço é dado de acordo com a demanda. 

Escolha datas estratégicas

Nem sempre isso é possível, afinal, existem certos compromissos profissionais que não podem ser adiados ou remanejados. Porém, se houver a oportunidade de escolher a data da viagem, prefira sempre os dias do meio da semana, nos horários da tarde. Tratam-se de voos com menor procura e, portanto, podem sair bem mais em conta. 

Evite a alta temporada

Falando em escolha de datas, é recomendável que se evite marcar viagens corporativas na época das férias, em feriados e outras ocasiões de maior procura pelo destino. Nessas situações, as passagens costumam ser muito mais caras. 

Fique de olho nas taxas

Muitas vezes há taxas embutidas nos voos que encarecem viagens que, aparentemente, seriam baratas. Para evitar surpresas, o ideal é sempre verificar o custo total das passagens e tentar pleitear condições melhores junto às companhias. 

Cuidado com a bagagem

Em viagens curtas, o ideal é levar apenas a bagagem de mão, para evitar extravios, taxas extras e custos desnecessários. Porém, se for necessário despachar bagagem, é bom se informar com antecedência sobre o peso máximo das malas, assim você evita ter que pagar pelo excesso de carga. 

Se for alugar um veículo, cuidado com a escolha

Em algumas situações, pode ser mais prático alugar um carro no destino da viagem do que depender do transporte público. Se for preciso recorrer a essa prática, a dica é sempre preferir os veículos compactos, usualmente mais econômicos. E, é claro, devolva o automóvel à locadora na data prevista e com o tanque cheio para não ter que arcar com ainda mais taxas. 

Compare os preços dos hotéis

As diárias de hotéis costumam oscilar muito de preço, por isso, a recomendação é que, antes de fechar, o responsável pela viagem compare os valores em diferentes plataformas e contate os hotéis para tirar eventuais dúvidas e avaliar o custo-benefício. Se possível, negocie condições melhores. Aceitar o primeiro valor que encontrar pode representar um custo desnecessário para a empresa. 

Aproveite os programas de fidelidade

A tendência dos cartões de fidelização hoteleira está aumentando, e certamente você já ouviu falar em trocar pontos ou milhas por passagens aéreas.  Essa prática pode ser uma ótima opção para economizar em viagens corporativas! 

Hoje, muitas empresas trabalham com programas que dão pontos ao usuário toda vez que ele efetua uma compra. Esses pontos podem ser trocados por descontos em passagens aéreas. 

Cuidado com os gastos com o uso de celular em roaming

Tenha em mente que, ao viajar, há taxas extras ao se usar o plano de ligações do aparelho celular. Por isso, sempre que possível opte por aplicativos ou programas de comunicação instantânea para mandar mensagens ou fazer ligações, afinal, isso pode representar uma boa economia ao final da viagem. 

Gratifique os viajantes por economia

Todo profissional curte ser recompensado por conta do seu desempenho, e isso pode ser aplicado também na lógica das viagens corporativas. Ter uma política de gratificações pela economia durante as viagens é uma ótima forma de incentivar os colaboradores a fazer escolhas mais econômicas quando estiverem em deslocamento. Você pode, por exemplo, oferecer vouchers, horas extras, dias de folga ou outros benefícios para estimular que os funcionários poupem recursos quando estiverem viajando a trabalho. 

Controle os gastos excessivos

Despesas com alimentação, transporte, frigobar, wi-fi, telefonemas particulares e estacionamento, se exageradas, podem causar um rombo no orçamento da empresa destinado a viagens. Por isso, é importante que na política de viagens esteja estipulado um limite para cada tipo de gasto, bem como as regras para o reembolso. 

Reavalie regularmente a política de viagens

Por fim, mas não menos importante, precisamos falar sobre a necessidade de otimizar a política de viagens de tempos em tempos, afinal, chances há de que a empresa esteja perdendo dinheiro desnecessariamente.

O primeiro passo é determinar as despesas que são cobertas pela empresa e as que ficam por conta do funcionário.  Avalie também quais são as viagens realmente necessárias e elabore um processo de aprovação eficiente, para evitar prejuízos como cancelamentos e pagamentos de taxas. Também é importante reavaliar constantemente os tetos de gastos com refeições, gastos com transporte e diárias, e deixar que o próprio viajante corporativo faça suas escolhas dentro desses limites. 

Coloque estas dicas em prática já na próxima viagem de negócios e inicie o próximo ano economizando! 😉