Principais KPIs para análise de performance das equipes externas

Os indicadores de desempenho, ou KPIs, são índices cuja finalidade é mensurar o desempenho das tarefas executadas em uma empresa e determinar se elas estão sendo efetivas para alcançar os objetivos esperados. Afinal, sem medir e analisar os resultados, não tem como o gestor avaliar a performance de suas equipes e elaborar estratégias precisas. 

Ou seja, na prática, os KPIs nada mais são do que indicadores-chave que mostram se a equipe está no caminho certo, se há algo a ser ajustado e se existem oportunidades de implantar melhorias. Os KPIs podem e devem ser utilizados em diversos contextos dentro de uma empresa, e a gestão de equipes externas não foge a essa regra. 

A importância do uso de indicadores de desempenho

Mensurar e analisar corretamente os indicadores de desempenho é de fundamental importância para a gestão das equipes externas, e traz diversas vantagens. Uma delas é fornecer informações úteis sobre cada etapa das atividades realizadas, para que o gestor consiga se planejar e tomar decisões estratégicas de maneira mais precisa, diminuindo a chance de erros. 

Eles também permitem monitorar de forma mais fácil o andamento das atividades, rastreando-as e controlando-as para que a empresa tenha uma visão ampla e objetiva de seu cenário e do fluxo de seus processos. Isso fornece a base necessária para alinhá-los às metas e planos traçados. Assim, de certa forma, eles ajudam a trazer resultados positivos e se tornam a medida da excelência da empresa. 

Os indicadores de desempenho atrelados à gestão de equipes externas 

Existem vários tipos de KPIs que podem ser aplicados no contexto das equipes externas, e que fornecem dados específicos para otimizar o trabalho e a performance desses profissionais. Dentre eles, podemos citar os indicadores de produtividade, os indicadores de qualidade, os indicadores estratégicos, os indicadores de tempo e  os indicadores de custo.

Indicadores de produtividade

Os indicadores de produtividade se referem à relação entre as tarefas realizadas e o tempo gasto para a sua execução. Por exemplo, se um membro da equipe consegue visitar quatro clientes por dia, e outro, apenas dois, o primeiro deles é mais produtivo, já que está usando melhor o seu tempo.

Nesse caso, é papel do gestor investigar as razões para isso. Às vezes, é apenas uma questão de treinar melhor o funcionário ou de reajustar sua rota, e o quanto antes você descobrir o motivo, mais fácil será resolver o problema. 

Indicadores de qualidade

Sempre caminhando de mãos dadas com os indicadores de produtividade, esses KPIs ajudam o gestor a compreender as eventuais falhas que venham a ocorrer durante as visitas técnicas. É importante, por exemplo, saber quantos encontros são necessários para cumprir a tarefa, já que, em geral, quanto menos visitas são necessárias, maior a qualidade delas. 

Para isso, é essencial controlar as visitas realizadas pelas equipes e fazer uma pesquisa de satisfação com o cliente, que serve como um feedback de como sua equipe age em campo. O gestor pode usar essas informações para nortear os próximos passos e fazer ajustes nos processos. 

Indicadores de tempo

Como montar a agenda adequadamente e saber se as horas de trabalho estão sendo bem empregadas sem saber o tempo que o time gasta para realizar suas tarefas? É por isso que os indicadores de tempo são tão importantes para a gestão de equipes externas.  

Para mensurar esse tempo adequadamente, é essencial controlar o horário em que a visita começou e terminou, assim dá para ter uma ideia geral.

 

Indicadores de custo

A melhor maneira de manter a lucratividade do negócio é medir o quanto cada atividade custa para a empresa. No que diz respeito à gestão de equipes externas, é necessário calcular o valor do material gasto, o custo da hora dos profissionais o combustível utilizado nas visitas e os gastos com manutenção ou troca de equipamentos, entre outros.

Fazer essa análise ajuda o gestor a enxergar melhor se o trabalho está sendo rentável e se precisa de ajustes para se tornar mais sustentável. Esse cálculo também pode ser feito através do ROI, o retorno sobre o investimento, que permite ao gestor saber quanto dinheiro a empresa ganhou com os investimentos realizados. 

O acompanhamento dos KPIs para análise de performance 

Agora, chegamos em um ponto crucial. Não adianta nada saber quais são todos os indicadores de desempenho relevantes para o seu negócio se você não compreender exatamente quais são as suas funções para o negócio e, principalmente, acompanhá-los com regularidade. Afinal, para melhorar a eficiência e trazer melhores retornos, os indicadores devem estar muito bem alinhados com suas estratégias, se não, você estará apenas perdendo tempo. 

É fundamental analisar o momento pelo qual a empresa está passando e, com base nisso, estabelecer quais são os KPIs que mais se relacionam com seus objetivos.  Por isso, o ideal é começar desde já a mensurar e acompanhar os indicadores-chave de sua equipe externa para ter melhor controle e, é claro, aumentar a performance. 

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