Prestação de contas para reembolso – 6 dicas para melhorar essa prática

A gestão de despesas e reembolsos é uma etapa muito importante para a organização de qualquer empresa. Para evitar problemas fiscais e contábeis, é fundamental a existência de um processo de prestação de contas corporativas para reembolso, em que todas as ações sejam planejadas e todos os processos aconteçam de maneira eficiente.

Nesse post, vamos dar X dicas para fazer isso da melhor maneira possível.

1- Estipule uma política de reembolsos

Já falamos amplamente sobre isso nesse artigo, mas não custa lembrar que estipular normas para a prestação de contas evitar diversos problemas que possam vir a afetar a saúde financeira da empresa, como fraudes, erros, atrasos no reembolso, entre outros. Uma política de reembolsos deve estipular quais são as despesas que podem ou não ser reembolsadas, bem como os limites para tais despesas e os comprovantes necessários para que o reembolso seja realizado.

2- Estabeleça prazos claros

Sempre é bom lembrar: na sua política de reembolsos, deve estar claro o prazo para prestação de contas de cada despesa reembolsável. Isso é fundamental para a organização financeira da empresa. Caso algum colaborador atrase o envio do comprovante, o reembolso ou será cancelado ou será feito somente no mês subsequente, o que bagunça os fluxos de caixa e dificulta a prestação de contas, além de ser prejudicial até mesmo para o próprio funcionário.

3- Antecipe-se aos gastos

No que diz respeito à prestação de contas da empresa, olhar para o futuro é uma ótima maneira de analisar melhor o cenário atual, manter a organização e ficar alerta para eventuais contratempos, como gastos extras inesperados. Por isso, é necessário ter um orçamento claro em mente, assim, se algo fugir do controle, é mais fácil identificar o problema.

4- Não negligencie a importância da comprovação de despesas

Algumas empresas mais burocráticas exigem notas fiscais como comprovantes, para outras, um recibo já funciona. Seja qual for o caso, o formato de comprovante exigido para que o reembolso seja feito deve ser seguido pelos colaboradores, afinal, a comprovação é fundamental para evitar problemas tributários em caso de fiscalização, multas e outras dores de cabeça para o gestor. Por isso, é extremamente imprudente efetuar reembolsos sem comprovante, com base apenas em acordos verbais.

5- Acompanhe tudo de perto

Não é preciso lembrar que um bom gestor precisa acompanhar a fundo os resultados da empresa, e isso inclui a prestação de contas. É de fundamental importância que ele confira absolutamente todos os reembolsos, adiantamentos, comprovantes e recibos, para que nada escape a seu controle. Caso identifique qualquer erro na prestação de contas, é essencial corrigi-lo o mais rápido possível, para evitar que os problemas se agravem e se tornem uma pedra no sapato da empresa no futuro.

Por isso, valide cada passo do processo de reembolsos, mantenha tudo registrado como se não houvesse amanhã, e evite contratempos.

6- Utilize a tecnologia a seu favor

Hoje em dia, contamos com uma infinidade de recursos tecnológicos para facilitar a gestão corporativa, e já não faz sentido ficar refém de planilhas no Excel e anotações manuais, sujeitos a erros de cálculo e outras falhas humanas.

Já existem no mercado softwares especializados na organização financeira e na gestão de despesas e reembolsos, como é o caso do Rexpense. Com o Rexpense, é muito simples anexar comprovantes, aprovar despesas (até mesmo em lotes), controlar o quanto já foi consumido da verba, verifical o status de cada despesa em tempo real e realizar todo o controle financeiro pela internet.

O software ajuda a otimizar o tempo do gestor e aumentar a produtividade das empresas, transformando o que seria uma tarefa demorada e custosa em um processo muito mais simples,  e econômico e ágil, tudo online e totalmente seguro.

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