Práticas que favorecem a gestão de despesas corporativas

Gestores responsáveis e eficientes conhecem muito bem a importância do controle das despesas corporativas para o sucesso da empresa. Afinal, se essas despesas estiverem em desequilíbrio, as chances de estourar o orçamento e causar prejuízos serão enormes!

Neste post, vamos explicar por que você precisa se importar com a boa administração das despesas de trabalho e contar quais são as melhores práticas para gerenciá-las com excelência!

A importância de uma boa gestão das despesas corporativas 

A gestão financeira é uma das tarefas mais importantes para o êxito de um negócio, afinal, é por meio dela que o gestor consegue organizar os recursos disponíveis e controlar de perto todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa. Sem esse controle efetivo, a organização pode ter um rombo no orçamento e, na pior das hipóteses, até mesmo abrir falência!

É função do gestor corporativo analisar as necessidades do negócio, entender os gastos e saber como gerenciá-los da maneira mais efetiva, com o objetivo de aumentar a produtividade e melhorar os resultados obtidos pela empresa.

Pensando nisso, vamos listar abaixo as melhores práticas para favorecer a gestão das despesas corporativas. Acompanhe!

Boas práticas para a gestão de despesas corporativas

Tenha um bom planejamento

O planejamento é fundamental para o êxito de qualquer negócio, seja de que segmento ou porte ele for. É preciso muita disciplina para manter tudo organizado e sob controle. Por isso, a gestão financeira demanda que o gestor planeje cada passo da trajetória rumo aos objetivos traçados. 

Saiba quais são as despesas

Saber exatamente quais são as despesas que a empresa tem ajuda o gestor a organizar o orçamento e se manter dentro dos prazos de pagamento e reembolso. De posse desses dados, o gestor corporativo é capaz de manter as contas em equilíbrio e evitar dívidas, juros e multas. 

Estabeleça limites de valores

É essencial estipular um teto para as despesas corporativas reembolsáveis. Esse limite deve ser adequado à realidade do negócio. Procedendo dessa maneira, o gestor evita qualquer dor de cabeça tanto para os colaboradores como para a empresa. 

Lembre-se de que todos os limites de valores, os prazos e as regras para solicitação de reembolso de despesas precisam constar da política de despesas corporativas da empresa, e devem ser do conhecimento de todas as equipes!

Tenha um seguro de vida

É importante que os profissionais que atuem em nome da empresa estejam segurados em caso de acidentes. Com essa precaução, se houver qualquer imprevisto, tanto o trabalhador quanto sua família estarão protegidos.

Exija os comprovantes de despesas

Muitas vezes, em compromissos profissionais como reuniões externas e almoços com clientes, os colaboradores arcam com as despesas e, posteriormente, são reembolsados pela empresa. Para que o processo de reembolso seja justo e efetivo, porém, é imprescindível que o funcionário apresente os comprovantes das despesas feitas a serviço. De quebra, a empresa se assegura de que não vai ter problemas fiscais no futuro, e nem fica sujeita a fraudes. 

Solicite relatórios de despesas a trabalho

Outro ponto muito importante  é solicitar que os membros de equipes externas preencham relatórios de trabalho que justifiquem a sua rotina e as despesas que tiverem enquanto estiverem exercendo suas funções. Essa medida garante que as notas fiscais e recibos gerados fora do horário de trabalho sejam genuínos.

Inclua as horas extras na política

No caso de viagens corporativas, também é importante determinar a carga horária que o colaborador irá cumprir durante sua estadia. Trabalhar fora do horário de expediente resulta no pagamento de horas extras, e todos os trâmites devem estar explicados na política de viagens da empresa. 

Conte com a ajuda de especialistas

Em alguns casos, pode ser necessário contratar uma consultoria para organizar a gestão financeira do negócio. Os especialistas na área são capazes de controlar melhor os gastos e administrar as receitas, mantendo as contas sempre no azul. 

Abrace a tecnologia sem medo

Por fim, contar com uma ajudinha da tecnologia pode ser um grande diferencial para otimizar a gestão financeira. 

No caso de sua empresa trabalhar com equipes externas, realizar muitos eventos fora da empresa ou organizar muitas viagens corporativas, utilizar um software específico para a gestão de despesas e reembolsos, como o Rexpense, é uma ótima ideia! 

O Rexpense tem várias funcionalidades para simplificar a gestão das despesas corporativas, economizar tempo e evitar desperdícios. Tudo isso em um serviço 100% online e acessível: basta ter um dispositivo com acesso à internet para controlar tudo!

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