Por que você precisa sair da planilha na gestão por quilometragem?

 As empresas que contam com equipes externas, ou lidam frequentemente com situações em que os profissionais precisam se deslocar para reuniões, treinamentos ou visitas a clientes usando veículo próprio, devem manter sob controle os reembolsos por quilometragem.

Você sabe exatamente o que é o reembolso de quilometragem e como ele funciona? E que a planilha não é a melhor maneira de realizar esse controle? Neste post a gente tira as principais dúvidas e dá uma dica imperdível para você abandonar de vez as planilhas de quilometragem e melhorar a sua gestão!

O que é e como funciona o reembolso de quilometragem?

O reembolso de quilometragem deve ser feito quando o colaborador utiliza veículo próprio para exercer suas funções. Nesses casos, a empresa é responsável pelas despesas feitas em seu nome, e muitas delas optam por pagar um valor determinado por quilômetro rodado. 

Para que o reembolso seja feito, o profissional deve apresentar a quilometragem rodada durante o deslocamento para que ela seja multiplicada pelo valor estipulado de R$/Km.

Por que não realizar o controle da quilometragem via planilhas

Em muitas companhias esse controle da quilometragem rodada se dá manualmente, por planilhas de Excel.

As planilhas de km ajudam os gestores a descobrir o valor a ser ressarcido mas, por ser elaborada manualmente, ela pode conter erros de cálculo e de digitação, além de tornar o processo mais lento e muito pouco prático. Gasta-se tempo e energia demais na função, que está mais propensa a falhas manuais, prejuízos e retrabalho. 

Isso tudo acaba dificultando muito o controle de custos, além de reduzir a produtividade da organização, já que compilar todos os dados necessários na planilha leva tempo. 

É claro que utilizar os meios manuais ainda é melhor do que nada, e pode auxiliar a empresa no que diz respeito à taxa do R$/km. Porém, para uma gestão de despesas mais inteligente e precisa, o melhor a se fazer é calcular o reembolso da forma mais segura: usado um aplicativo específico para a gestão de despesas e reembolsos corporativos, como o Rexpense! 

Rexpense: a solução ideal para gerenciar a quilometragem rodada

Utilizar um aplicativo como o Rexpense para administrar as despesas corporativas é uma ótima ideia, por vários motivos. Um deles diz respeito à acessibilidade e à praticidade. O Rexpense permite que o próprio colaborador possa anexar comprovantes, transmitir a geolocalização, lançar a quilometragem percorrida em tempo real e solicitar reembolsos. Também é possível acompanhar o status de cada despesa registrada. Trata-se de um processo muito mais prático, e que oferece mais mobilidade e conveniência tanto para a empresa quanto para as equipes. 

Por sinal, o Rexpense tem um superdiferencial: o recurso de despesas por distância, que é muito fácil de usar: no início do deslocamento, o colaborador deve marcar o local de partida e, ao final, também deve apontar o lugar de chegada. Assim, a ferramenta consegue determinar automaticamente o valor de deslocamento, por quilômetro ou por milha, por meio da geolocalização entre os pontos de partida e chegada.

É possível configurar a moeda a ser cobrada, que pode ser real ou dólar, e até enviar mensagens para outras pessoas dentro do próprio aplicativo, agilizando a comunicação entre as equipes.

O processo é muito simples e preciso, além de totalmente seguro. Tanto o profissional quanto o gestor da equipe conseguem acessar o valor de cada despesa em tempo real. Além disso, há mais controle e proteção na conferência da quilometragem rodada. Assim, o reembolso é feito da forma correta, sem fraudes ou erros e, principalmente, sem risco de prejudicar o funcionário ou a empresa. 

Como você pode ver, diferentemente do que acontece com as planilhas para controle de quilometragem, o aplicativo do Rexpense viabiliza um gerenciamento constante das despesas, uma vez que não é preciso esperar o funcionário voltar de uma viagem corporativa, reunião com clientes ou visita técnica para saber de antemão quanto foi gasto. Tudo é exibido em tempo real, facilitando a gestão e o planejamento. 

Com o Rexpense, gerenciar as despesas com reembolsos por quilômetro rodado se torna uma tarefa muito mais prática. Quer saber mais sobre as vantagens? Clique aqui e agende uma demonstração com um de nossos consultores gratuitamente!