Políticas de reembolso de despesas corporativas – 5 dicas para fazer isso direito

Hoje em dia, é muito comum que as empresas precisem enviar colaboradores para serviços externos, almoços de negócios, viagens corporativas, reuniões, entre outros compromissos profissionais, e tudo isso envolve um custo, seja com alimentação e transporte, seja com passagens e hospedagem.

As despesas dos colaboradores que realizam essas funções externas devem ser ressarcidas, e é aí que reside um problema: como realizar o reembolso das despesas corporativas de um jeito prático e transparente, sem risco de erros nos cálculos, atrasos ou possíveis fraudes?

Para não prejudicar a saúde financeira da empresa, é necessário que todos os gastos sejam controlados, evitando desperdícios. Por isso, é fundamental contar com uma política de reembolso de despesas corporativas em sua empresa e respeitá-la. Nesse post, explicaremos tudo sobre essa política e como colocá-la em prática na empresa.

Afinal, o que é uma política de reembolso?

Uma política de reembolso de despesas corporativas é um conjunto de normas que definem que tipo de despesa pode ser reembolsável, como esse reembolso é feito e qual é o orçamento da empresa para as despesas corporativas.

Nesse termo, deve ficar claro para os colaboradores o que é e o que não é passível de reembolso, as regras e procedimentos a serem seguidos para solicitar o reembolso (por exemplo, que tipo de comprovante é necessário apresentar) e também o teto para esses gastos.

Por que a política de reembolso é necessária?

Ter uma política de reembolso para despesas corporativas é essencial para que o gestor consiga organizar melhor a área financeira da empresa, prevenir problemas contábeis e evitar desperdício de verba.

Além disso, ela também ajuda a prevenir fraudes por má fé, quando colaboradores tentam solicitar reembolso por despesas inexistentes ou “hiperfaturar” despesas, pedindo ressarcimento de um valor acima do que foi gasto.

Especificar explicitamente na política de reembolsos que tipo de recibo será aceito pela empresa, quais são os prazos para fazer a solicitação e quais despesas são reembolsáveis, dificulta esse tipo de contratempo.

5 dicas para implementar a política de reembolsos em sua empresa de forma eficiente

1- Seja transparente

As regras e diretrizes da política de reembolso precisam ficar clara para os funcionários para que eles se adequem. De preferência, ouça sua equipe na hora de definir as normas e leve suas sugestões em conta.

2- Faça orçamentos

É fundamental calcular a média dos valores das despesas corporativas, correr atrás de melhores negociações e, com base nisso, estipular um orçamento para cada tipo de despesa reembolsável. Assim, a empresa não corre o risco de ficar no prejuízo.

3- Siga a legislação

Nem precisamos frisar que sua política de reembolso deve estar de acordo com as leis trabalhistas vigentes e não pode prejudicar o colaborador, não é? Por isso, o ideal é contar com o apoio de um bom advogado na hora de elaborar as regras.

4- Mantenha tudo sob controle

Não só para evitar fraudes, mas também por questões tributárias, a empresa precisa dos comprovantes de cada despesa corporativa, sejam notas fiscais, recibos, relatórios ou outro documento que comprove a despesa realizada. O formato exigido para esses comprovantes precisa ser combinado com os colaboradores, bem como o prazo máximo para apresentá-los ao financeiro.

5- Utilize a tecnologia a seu favor

Além de contar com uma política de reembolso para a empresa, um bom gestor deve ter na tecnologia uma aliada capaz de otimizar processos e aumentar a produtividade. Um bom software de gerenciamento de despesas elimina a papelada, a burocracia, os erros de cálculo e os atrasos no ressarcimento de despesas, além de facilitar muito a vida do gestor e das equipes. É o caso do Rexpense.

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