Política de viagens corporativas – Saiba como elaborar na sua empresa

Ter uma política de viagens corporativas clara e detalhada na empresa é fundamental para tornar os processos relativos a essas viagens mais seguros, reduzir os gastos e evitar problemas.

Nela, devem constar alguns passos, como a definição dos objetivos, as normas e diretrizes a serem seguidas, os limites para cada despesas, os comprovantes que devem ser entregues no momento de solicitar os reembolsos, entre outros. É preciso também que todas as regras e procedimentos sejam do conhecimento dos viajantes corporativos.

Mas você sabe como elaborar esse documento? Nesse post, vamos explicar em detalhes.

O que incluir em sua política de viagens corporativas? 

Primeiro, é preciso deixar claro que os pontos incluídos em sua política de viagens devem estar alinhados com as necessidades e com a natureza de seu negócio. Mas alguns pontos que costumam ser universais em qualquer política são os procedimentos de reservas de passagens aéreas, quartos de hotel e aluguel de automóveis, além das normas para os gastos durante a viagem de negócios, como os custos com refeições, transporte local e ligações telefônicas. Também devem constar as regras relativas à segurança durante a viagem. 

Outras normas que precisam ser consideradas na política são os processos de aprovação que devem ser seguidos para os reembolsos e adiantamentos, bem como o sistema de pagamento das despesas de viagem. 

Como definir a política de gastos em viagens?

Definidas as regras, é importante também determinar uma política clara e justa de gastos.

No que se refere às acomodações, é muito comum que as empresas estabeleçam um teto e, dentro disso, o colaborador fica livre para escolher o hotel que lhe convier. Você pode fornecer as tarifas médias no local de destino e permitir que ele escolha algo que se inclua naquela faixa. Também é necessário especificar o tipo de quarto coberto pela empresa e se cobranças extras, como os gastos com itens do frigobar ou de Wi-Fi, entram ou não nessa conta. Determine também se gorjetas estão incluídas.

Quando o assunto são as refeições, as empresas costumam oferecer um subsídio diário para cobrir os gastos com café da manhã, almoço e jantar do colaborador. Se as bebidas alcoólicas estiverem excluídas do cálculo, isso também precisa estar escrito na política de viagens.  Já no que se refere a transporte, como corridas de táxi ou Uber, o mais comum é que a empresa reembolse os valores gastos mediante apresentação de um recibo. 

O importante é procurar vários fornecedores e prestadores de serviço para solicitar orçamento, e usar essa média para definir qual é o limite da empresa para cada tipo de despesa. 

Como prever o orçamento?

Uma das maneiras mais simples e efetivas para fazer uma estimativa do orçamento da viagem é observar os dados das viagens de negócios anteriores e comparar, obviamente considerando a oscilação de preços e a inflação do período. Reunir dados sobre custo médio de voos por distância, diárias de hotéis, custos de refeições e  transporte permitirá uma previsão mais precisa e segura do orçamento para gastos com viagens.

Caso você não tenha dados o suficiente para comparar, vale fazer uma pesquisa para descobrir qual será a média dos gastos, e utilizá-la para estabelecer os parâmetros em sua política de viagens corporativas. 

Esses processos se tornam mais simples se empresa contar com um gerenciador automático de despesas e reembolsos corporativos, como o Rexpense. Com ele, aprovar as despesas referentes a viagens corporativas é muito mais fácil, pois o viajante consegue rapidamente anexar os comprovantes e solicitar os reembolsos de suas viagens. 

Através do aplicativo, o gestor consegue falar com o viajante corporativo sobre uma determinada despesa, adiantamento ou reembolso, tirar dúvidas e dar informações a qualquer momento, sem perder tempo. Além disso, todos da equipe que estejam envolvidos em uma despesa conseguem interagir para agilizar os processos e evitar pendências, além, é claro, de diminuir a incidência de erros, muito comuns nos processos manuais. 

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