Os principais hábitos que todo viajante corporativo deve perseguir

Para que as viagens corporativas sejam mais eficientes, produtivas, seguras e econômicas, existem alguns passos a serem seguidos, tanto pela empresa quanto pelo próprio funcionário. Nesse post, vamos contar quais são os principais hábitos que um viajante corporativo deve criar e manter para que suas viagens de negócios sejam um sucesso!

1- Faça as reservas com antecedência

Um pouco de cautela nunca é demais, e, no que se refere a viagens de negócios, se planejar com antecedência é fundamental. Todas as empresas que almejem tornar suas viagens corporativas mais econômicas devem definir o tempo mínimo de antecedência com que o colaborador deve emitir sua passagem aérea, bem como fazer suas reservas de hotéis, nos casos em que tais incumbências ficam a cargo do próprio viajante corporativo. Isso porque, reservando com antecedência, as chances de conseguir melhores preços nas tarifas é enorme. Além de garantir que vai haver vagas e evitar surpresas, esse cuidado também ajuda a reduzir custos. 

2- Chegue cedo ao aeroporto

Aqui, vale a mesma máxima da antecedência. Nessas horas, é melhor esperar o horário do voo já no aeroporto do que ficar sujeito a imprevistos, como engarrafamento no caminho, e acabar perdendo a hora. Antes do embarque, ainda há o check-in e a identificação e despacho das bagagens, o que pode acabar atrasando ainda mais o processo. Por isso, o recomendado é sempre chegar no mínimo 2 horas antes para evitar filas enormes e contratempos diversos. 

3- Faça seguro de viagem

Na verdade, essa é uma dica que se aplica mais às empresas, mas o viajante corporativo sempre pode sugerir aos gestores a contratação de um seguro de viagem adequado às necessidades da empresa. Não incluir esse tipo de seguro na política de viagens pode acabar trazendo enormes prejuízos, afinal, nunca se sabe quando incidentes podem ocorrer, e é preciso estar preparado para isso. Um bom seguro de viagem proporciona uma solução rápida para qualquer eventual problema que aconteça.

4- Organize-se

Nos momentos que antecedem a viagem é preciso tomar certos cuidados para garantir que vai dar tudo certo. É sempre bom, na véspera, fazer um checklist de todas as pendências, conferir os documentos, verificar se todo o necessário está sendo levado na bagagem. Os documentos mais importantes devem ficar na mala de mão e estar sempre acessíveis, afinal, eles serão conferidos em algum momento. Além disso, é bom cuidar da alimentação e procurar dormir bem na véspera, para garantir a disposição na hora de viajar, principalmente em caso de trajetos mais longos. 

5- Não abuse nos gastos

Em casos de empresas que forneçam um cartão corporativo para que os colaboradores utilizem em viagens, é necessário lembrar que o cartão só deve ser usado para o necessário e, é claro, com as despesas profissionais. Utilizá-lo para cobrir despesas pessoais durante a viagem pode acabar “queimando seu filme”, afinal, o departamento financeiro da empresa eventualmente vai rastrear as despesas em busca de excessos, o que pode custar a reputação do funcionário, ou até mesmo seu emprego.  

6- Faça o relatório de despesas assim que possível

Muitos viajantes corporativos postergam a entrega do relatório de despesas e só o fazem quando o prazo está acabando. Por conta disso, recibos de táxis, de restaurantes ou de outros serviços se perdem, e eles acabam tomando prejuízo, porque, sem comprovante, não conseguem obter o reembolso. Por isso, o ideal é organizar todos os recibos e preparar o relatório o quanto antes.  

Para ajudar, vale contar com uma mãozinha da tecnologia: com o app do Rexpense, é possível fotografar e enviar os comprovantes para a empresa em tempo real, assim que as despesas são feitas. Isso evita que recibos se percam pelo caminho ou que o viajante esqueça de documentar alguma despesa, além, é claro, de ser muito mais prático tanto para a empresa quanto para o colaborador.

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