Online Booking Tools – como elas podem colaborar com a gestão de viagens?

Utilizar a tecnologia como aliada para otimizar os processos envolvidos na organização de viagens corporativas não é nenhuma novidade. O que talvez você ainda não conheça são as Online Booking Tools, ferramentas voltadas para reservas que podem ser extremamente eficazes para reduzir os custos de viagem.

Se você quiser entender mais sobre o modo como essas ferramentas atuam e saber o que elas podem fazer por sua empresa, é só continuar acompanhando!

Para que servem as Online Booking Tools? 

Para que as viagens de negócios sejam realmente produtivas, é necessário controlar o orçamento e tomar boas decisões estratégicas. As Online Booking Tools são sistemas de reservas que ajudam a assegurar o uso eficiente dos recursos financeiros disponíveis, já que permitem que o gestor de viagens corporativas organize e centralize os processos envolvidos em cada evento. 

Usando essas ferramentas, é possível, em um só lugar, resolver todas as questões referentes à reserva de hotéis, compra de passagem aéreas, locação de automóveis, entre outras demandas da viagem. O próprio viajante corporativo tem autonomia de organizar seus processos, realizar pesquisas, fazer comparação de preços para escolher o melhor custo-benefício e até mesmo fazer relatórios. 

As Online Booking Tools também oferecem mais comodidade e liberdade aos profissionais, já que a maioria deles se integra com outros sistemas de gestão empresarial e permite acesso a partir de dispositivos móveis. É fácil e rápido controlar tudo dentro da plataforma de gestão de viagens, a qualquer momento. 

Há empresas, inclusive, que permitem personalizar a ferramenta de acordo com as demandas e objetivos do cliente, obedecendo aos princípios estipulados na política de viagens para garantir que as regras sejam cumpridas. Isso ajuda a manter o orçamento sob controle e evitar problemas. 

O impacto das Online Booking Tools para a redução de custos

Há muitas vantagens de se utilizar as Online Booking Tools, já que elas oferecem inúmeros recursos aos gestores corporativos e aos viajantes. Confira a seguir alguns exemplos de como essas ferramentas podem atuar para diminuir os custos de viagem. 

Controle das despesas

É possível configurar a ferramenta para buscar sempre as melhores opções disponíveis, que estejam em conformidade com as regras da política de viagens. Isso permite administrar melhor a verba e controlar o que está sendo gasto, evitando desperdícios. 

Integração com as políticas da empresa

Um dos grandes trunfos desse tipo de ferramenta é que elas podem ser integradas às políticas de viagens da empresa. É possível configurar no sistema as regras, orientações e limites antes da viagem, assegurando que o viajante corporativo cumprirá todas as normas durante o deslocamento. 

A redução de custos é resultado do controle a partir da estipulação de um orçamento para cada atividade ou serviço. Com a ferramenta, o colaborador saberá exatamente o que pode ou não contratar durante o processo. Isso inclui as classes de voos, o nível de qualidade dos hotéis autorizados, entre outras questões que geram despesas.

Comparação de preços

Outra vantagem é que as Online Booking Tools centralizam todos os dados e permitem que se faça uma comparação de preços entre diversos fornecedores. Com a ferramenta, é possível comparar valores de diárias, de passagens aéreas e até mesmo avaliar as diferentes ofertas e condições de locadoras de veículos. Elas também permitem fazer cotações e, a partir das informações disponíveis, analisar o melhor custo-benefício e fazer escolhas acertadas.  

Aumento da produtividade

Como a ferramenta permite fazer escolhas inteligentes para obter os melhores resultados gastando menos, isso acaba refletindo em um ganho de produtividade. Organizando melhor os processos, a viagem se torna muito mais econômica e efetiva. 

Relatórios detalhados

Outro benefício trazido pelas Online Booking Tools é que elas possibilitam a elaboração de relatórios extremamente detalhados, que podem se tornar ótimas fontes de consulta para o planejamento de viagens futuras. Assim, é possível identificar facilmente os pontos de melhoria, visando à contínua otimização do uso de recursos e um melhor aproveitamento. 

Autonomia para os viajantes corporativos

Por fim, é preciso frisar que essas ferramentas oferecem muito mais autonomia para o gestor e para os viajantes corporativos, que conseguem facilmente gerar e administrar suas reservas da maneira mais conveniente. 

Como você pode perceber, utilizar as Online Booking Tools pode ser muito vantajoso para as empresas que costumam realizar viagens de negócios regularmente, sejam elas de qualquer porte ou segmento. E você, já aderiu a essa tendência?