O que é Self Booking Corporativo e como usar esse aliado na gestão de viagens?

Aqui no blog, nós sempre falamos da importância das viagens corporativas para fazer networking, fechar novos negócios e expandir o mercado. Entretanto, gerenciar essas viagens de negócios demanda cautela. Uma boa maneira de otimizar a gestão é optar pelo self booking corporativo

Você já conhece esse conceito? Não se preocupe, a gente te explica. 

O que self booking corporativo? 

O self booking corporativo é um sistema de reservas em que o próprio viajante decide como será a sua viagem, e toma para si a responsabilidade de reservar a hospedagem, comprar as passagens aéreas ou rodoviárias da maneira como lhe convier e planejar o transporte utilizado no destino. 

Com esse sistema, é possível pesquisar passagens, criar diferentes perfis de viajantes, gerar relatórios personalizados, cadastrar cartões corporativos, customizar as autorizações de acordo com a política de viagens e muitas outras ações. 

Utilizando o self booking corporativo, a gestão da viagem flui muito melhor, os processos se tornam mais organizados e ganha-se tempo, o que é muito importante na correria do dia a dia empresarial. 

Entretanto, para que esse sistema funcione perfeitamente, a política interna da empresa no que diz respeito a viagens de negócios deve estar muito bem amarrada, sem margem para dupla interpretação ou mal-entendidos, afinal, só as ações que estejam em conformidade com as políticas corporativas serão realizadas. Ou seja, adotando um sistema de self booking, as normas da empresa são sincronizadas com o programa, facilitando o controle. Os colaboradores que porventura descumprirem as regras estipuladas terão que explicar os motivos pelos quais eles não seguiram as políticas vigentes. 

Quais são as vantagens do self booking corporativo para as empresas?

Quando se trata de viagens de negócios, o self booking corporativo é um sistema muito inovador que traz vários benefícios relacionados ao planejamento e à organização dessas viagens, facilitando a vida do gestor da empresa. 

Uma das principais vantagens diz respeito à economia de tempo. Como todas as informações necessárias para planejar e administrar a viagem ficam centralizadas em um só sistema, não é preciso pesquisar em vários sites na hora de efetuar as reservas. É possível comparar preços de passagens e hotéis rapidamente e, assim, tomar decisões melhores. Desse modo, é possível fazer mais em menos tempo, melhorando a produtividade da equipe responsável. 

Outra grande vantagem é a autonomia proporcionada pelo sistema de self booking. Como a proposta do self booking é que os próprios membros da equipe organizem sua viagem da forma que preferirem, não são necessários intermediários e a liberdade é muito maior. 

Outro benefício gritante é que, com um sistema de self booking, é fácil gerar relatórios com informações precisas sobre as viagens. Com eles, dá para descobrir quanto a empresa conseguiu ou não economizar, quais são as melhores rotas, quais dias são melhores para viajar e se as políticas de viagem foram cumpridas. Todos esses dados ajudam no planejamento de viagens futuras. 

Vale lembrar que, como o self booking corporativo promove muito mais autonomia para a empresa, o viajante corporativo precisa estar totalmente por dentro das políticas internas para conseguir planejar sua viagem de acordo com as regras estabelecidas, de modo que elas não ultrapassem o orçamento nem firam o regulamento de alguma forma.

Como usar o self booking corporativo como aliado para o seu negócio?

Para que a viagem seja bem sucedida e não gere gastos excessivos, é necessário controlar as despesas envolvidas. Entretanto, essa nem sempre é uma tarefa das mais fáceis, dependendo do porte da viagem. Mesmo que haja um planejamento adequado, ninguém está a salvo de imprevistos que acabem gerando custos adicionais. 

O sistema do self booking corporativo pode ajudar nesses momentos críticos, já que ele capta e armazena as informações relacionadas à viagem, de modo que o gestor consiga identificar a origem, a duração e o destino da viagem e outros dados relevantes para fazer o cálculo do orçamento. Além dessas informações, o sistema também fornece outras, tais como o hotel contratado, o número de diárias, o colaborador que viajou e qual foi a companhia aérea escolhida. 

Dessa maneira, é muito mais simples planejar as viagens de negócios e gerenciar todos os dados referentes a elas, bem como controlar as despesas, calcular de forma mais assertiva os gastos envolvidos e buscar o melhor custo-benefício. 

 

Como você pode perceber, o self booking corporativo pode ser de grande valia para otimizar a gestão das viagens a trabalho, mas, para que ele funcione, a política da empresa deve ser clara e todos os colaboradores precisam estar cientes das regras vigentes. Clique aqui para saber como elaborar uma política de viagens corporativas eficiente