Gestor de viagens corporativas: entenda a importância desse novo profissional

As empresas que costumam realizar muitas viagens de negócios precisam ficar atentas ao planejamento e à organização desses eventos, já que existe uma série de providências a serem tomadas e detalhes a serem pensados. Além disso, as despesas envolvidas em uma viagem corporativa precisam ser controladas para não prejudicar o orçamento da empresa. 

Uma tarefa de tamanha complexidade demanda um perfil de profissional que seja capaz de lidar com o planejamento e a realização dos eventos: o gestor de viagens corporativas, cujo papel tem se tornado cada vez mais importante no mercado. 

Você sabe o que faz um gestor de viagens corporativas? Neste post, a gente explica quais são as suas principais funções! 

As principais atividades do gestor de viagens corporativas

Planejar os detalhes das viagens corporativas

Como você deve imaginar, as viagens corporativas envolvem vários detalhes, e cabe ao gestor especializado nessa área a tarefa de planejar toda a logística: elencar os documentos necessários, negociar com parceiros e prestadores de serviço para encontra a melhor oferta, reservar passagens e hotéis, e até mesmo planejar como se dará o deslocamento no local de destino.  

Implementar uma política de viagens

Se você acompanha nosso blog, já sabe que a política de viagens da empresa é extremamente importante, porque é esse documento que estabelece as regras a serem obedecidas durante viagens corporativas. Dentre essas normas, estão os limites de despesas, os valores das diárias concedidas para cada funcionário, as categorias de voos e hotéis para os diferentes cargos da empresa, os comprovantes exigidos para reembolso, que tipo de despesa pode ou não ser ressarcida, entre outras diretrizes.

O gestor de viagens corporativas é o responsável pela elaboração da política da empresa, fazendo com que ela reflita os valores, a cultura, os objetivos e as peculiaridades do negócio, buscando a padronização dos procedimentos e a otimização dos resultados obtidos, e contribuindo para evitar problemas e conflitos. 

Além de pensar nas regras da política, também é função do gestor implementá-la de maneira clara e precisa, e fazer com todos os colaboradores da empresa estejam cientes das normas, respeitando-as quando estão em deslocamento.  

Controlar os custos

Provavelmente uma das atribuições mais importantes do gestor de viagens corporativas é controlar as despesas de viagem, fazendo o orçamento render. Do planejamento à execução, esse profissional é responsável por encontrar as opções mais econômicas e convenientes de passagens, diárias, locação de carros, transporte, sempre buscando o melhor custo-benefício.

O gestor deve ser capaz de otimizar o uso dos recursos da empresa sem prejudicar a segurança e o bem-estar do viajante, respeitando a cultura e a política de viagens da organização. 

Fazer relatórios de viagem

A elaboração dos famosos relatórios de viagens corporativas também está sob a responsabilidade do gestor. Esse profissional deve ser capaz de comprovar, por meio desses documentos, como se deu o transporte e a hospedagem do viajante, quais foram os custos totais, em que despesas o dinheiro foi usado, qual foi a economia alcançada e quais foram os resultados obtidos, dentre outros dados que ajudarão no planejamento das viagens futuras. 

Utilizar a tecnologia como uma grande aliada

Planejar e executar uma viagem corporativa não é tarefa fácil. A boa notícia é que, hoje, já há diversas soluções tecnológicas que facilitam a rotina do gestor de viagens e ainda ajudam a controlar as despesas.

Por exemplo, há sites e aplicativos comparadores de preços de hotéis e passagens aéreas, facilitando a tomada de decisão e colaborando para a economia. Também é possível usar serviços de reservas e check-in eletrônicos para poupar tempo e recursos, e tornar a viagem mais conveniente, prática e segura. 

Outra dica importante é utilizar uma ferramenta especializada em despesas e reembolsos corporativos, como o Rexpense.  Com ele, o gestor consegue administrar as despesas, adiantamentos e reembolsos, com muito mais rapidez e praticidade.

Além disso, fazer relatórios se torna um processo muito mais simples, já que as tarefas são automatizadas e muito intuitivas, facilitando a gestão e evitando erros e retrabalho. O controle financeiro também é feito de forma automática, de modo que que o status possa ser atualizado a qualquer momento por meio de um dispositivo com acesso à internet.

O Rexpense tem muitas outras funcionalidades para simplificar o trabalho do gestor e sua equipe. Por isso, o ideal é experimentar na prática e conhecer todas as vantagens. Clique aqui para testar por sete dias gratuitamente!