Gestão orçamentária nas despesas de viagens corporativas

Um das maneiras de reduzir custos em viagens corporativas é realizar de uma forma eficiente a gestão orçamentária das despesas da empresa, afinal, a otimização do desempenho financeiro está atrelada à boa administração dos recursos. 

Para isso, é necessário um planejamento inteligente e efetivo, que permita ao gestor se organizar melhor e gerenciar os custos das viagens de negócios, evitando desperdícios. Neste post, vamos dar algumas dicas úteis para melhorar a gestão orçamentária de viagens corporativas em sua empresa. 

Conheça a dinâmica de viagens corporativas

Um bom planejamento requer um entendimento profundo sobre o histórico das viagens realizadas pela empresa. Levante o máximo de informações possíveis para identificar o que pode ser melhorado. Nessa análise, devem ser considerados o número de viagens corporativas feitas em determinado período, as principais razões que justifiquem esses eventos, os meios de deslocamento utilizados, o número de profissionais que normalmente viajam, entre outros dados. 

Todas essas informações são fundamentais para evitar viagens improdutivas e se planejar melhor. A partir dessa avaliação, é possível pensar em medidas para poupar recursos, como estipular um teto para os gastos (se já não houver), fazer pesquisas e comparações antes de fechar a viagem e procurar sempre o melhor custo-benefício, que atenda à necessidade da empresa sem fugir ao orçamento estabelecido.  

Identifique as principais despesas

Na hora de planejar a viagem de negócios, é preciso entender que algumas despesas que mais pesam no orçamento poderiam facilmente ser reduzidas, sem prejudicar a produtividade da viagem. Para isso, é sempre importante identificar as principais fontes de gastos e descobrir os motivos que mais fazem a empresa dispender seus recursos. 

Essa precaução ajuda a evitar problemas como a compra de passagens por um preço muito alto por falta de pesquisa, a reserva de hotéis muito distantes e pouco acessíveis (o que aumenta os gastos com transporte) e até mesmo o gasto excessivo com despesas supérfluas. 

Considere eventuais imprevistos

O ideal é planejar tudo com antecedência, mas é claro que imprevistos sempre podem acontecer. Prever possíveis custos não esperados e incluir um valor extra no orçamento para cobri-los é indispensável, assim, a empresa não é pega de surpresa e consegue arcar com gastos emergenciais.

Muitos desses imprevistos são cobertos pelos seguros de viagem, mas nem todos. Tenha isso em mente na hora de realizar o planejamento. 

Antecipe o planejamento do calendário de viagens

Entendendo a dinâmica de viagens da empresa e sabendo de antemão a média de deslocamentos e os períodos em que eles costumam ser realizados ajuda a montar um calendário antecipado para as viagens corporativas. Isso é importante porque, com mais antecedência, é possível economizar na compra de passagens, na locação de automóveis e na reserva de hotéis. 

A maior parte dos compromissos corporativos podem ser programados com certa antecedência, por isso, antecipe-se e monte um calendário completo. Assim, é muito mais simples controlar as despesas e ainda poupar recursos! 

Pesquise preços

Pesquisar preços antes de comprar passagens aéreas ou reservar hotéis pode fazer a empresa economizar até 50% do valor total. Considere diversas opções e leve em conta a flutuação de preços ao longo do ano.

Assim, será possível identificar as melhores promoções e descobrir quais são os períodos em que os valores costumam ser mais baixos. 

Faça parcerias com fornecedores

Uma boa maneira de economizar muito é fechar parcerias com empresas fornecedoras, como as companhias aéreas, locadoras de automóveis, hotéis, cooperativas de táxi, restaurantes e até espaços de coworking para reuniões na cidade destino. 

Isso ajuda a garantir descontos exclusivos nos serviços, melhores condições de pagamento e, é claro, mais segurança para o viajante. 

Tenha uma política de viagens clara

Nem precisamos falar sobre a importância de uma boa política de viagens na empresa, não é mesmo? Uma política efetiva não só facilita a organização das viagens de negócios como também simplifica o controle orçamentário.

Tendo uma política de viagens corporativas clara e precisa, é possível determinar regras como, por exemplo, a maneira como os serviços serão contratados, que tipos de serviços serão utilizados, o teto para as despesas corporativas durante o deslocamento, a forma como a comprovação dessas despesas será feita, entre outras normas. 

Utilize uma ferramenta para a gestão de despesas e reembolsos 

O reembolso de despesas de viagens corporativas, como você deve saber, é uma estratégia em que o viajante arca com as despesas durante o evento e, posteriormente, é reembolsado pela empresa. Para que isso funcione e ninguém saia prejudicado, é necessário que haja muita transparência nos processos. 

O funcionário deve estar ciente das políticas de viagens e saber exatamente que despesas são ou não são passíveis de reembolso, além do limite para cada tipo de gasto. Além disso, para evitar fraudes, erros e problemas fiscais para a empresa, é necessário exigir comprovantes das despesas a serem ressarcidas. 

Realizar todo esse controle manualmente, além de tomar muito tempo, pode levar a erros e atrasos no pagamento. Muitas vezes, o responsável pelos reembolsos acaba esquecendo de reembolsar determinada despesa, ou fazendo o reembolso do valor errado. Em outras situações, o próprio viajante corporativo pode esquecer de solicitar a nota fiscal ou mesmo perder os recibos, impossibilitando o ressarcimento. 

Todas essas questões podem ser facilmente contornadas utilizando uma ferramenta específica de gestão de despesas, adiantamentos e reembolsos, como o Rexpense. Com ele, o gestor consegue aprovar despesas automaticamente, conversar com a equipe e resolver tudo online. Pelo app, o colaborador pode enviar solicitações de reembolso e anexar os comprovantes em tempo real. Tudo isso de forma simples e segura. 

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