Gestão de despesas corporativas – Desafios e soluções

Para que uma empresa prospere, é fundamental ter uma boa gestão de despesas corporativas. Se o gestor não tiver total controle sobre essas despesas, correrá uma série de riscos que porão seu sucesso a perder.

Por exemplo, ele será incapaz de perceber se a empresa está saudável, ou seja, se os gastos não estão extrapolando os ganhos. Sem gerenciar adequadamente as despesas, ele pode perceber o problema tarde demais, quando uma crise financeira já tiver se instalado. 

Outro risco que se corre é não conseguir precisar se os resultados da empresa estão sendo positivos ou negativos, afinal, não tem como saber se  as ações planejadas estão dando bons frutos se você não levar em conta o quanto efetivamente gasta com elas. Como sabemos, nem sempre o fechamento de uma venda significa lucro para a empresa, pois, dependendo do valor das despesas envolvidas, pode ser melhor negócio abdicar de clientes financeiramente problemáticos.

Conforme você pode perceber, negligenciar a gestão das despesas corporativas pode trazer inúmeros contratempos para a sua empresa, e fazer esse controle da forma correta exige dedicação e atenção. Nesse post, vamos comentar os principais desafios em torno dessa tarefa e dar sugestões valiosas de como contorná-los. 

Os desafios da gestão de despesas corporativas

O primeiro desafio é entender as despesas, listando cada gasto, analisando contratos e índices e passando um verdadeiro pente fino nas contas, a fim de eliminar aquelas despesas desnecessárias. Esse diagnóstico deve levar em consideração os gastos fixos e variáveis. Dessa forma, a empresa vai descobrir o quanto ganha, efetivamente, e identificar as despesas que podem ser cortadas. 

A partir daí, é preciso rever os contratos ativos e tentar renegociar valores com fornecedores e prestadores de serviço, o que pode aliviar o caixa da empresa e facilitar seu crescimento. Para essa renegociação, é interessante fazer uma pesquisa com o preço médio no mercado, compará-lo com os valores de seu contrato atual e negociar melhores condições com base nisso. Torne essa tarefa uma rotina e, assim, reduza os seus custos.

Outro desafio é controlar o reembolso e os adiantamentos, que podem ser responsáveis por grande parte dos gastos da empresa e, por isso, precisam de uma gestão eficiente, que evite erros e fraudes nos processos. Para que essa gestão de despesas e reembolsos seja efetiva, você precisa, para começo de conversa, ter uma política de despesas sólida e clara. Nela, é preciso estipular os limites de cada despesa, os tipos de despesas que podem ou não ser reembolsadas, entre outras normas para o bom funcionamento da política. Já falamos mais sobre esse assunto neste post.

Nesse ínterim, também é necessário definir os processos de reembolso, ou seja, traçar o fluxo que envolverá os colaboradores e os gestores no processo de solicitação e aprovação e despesas. Nesse momento, deve-se estabelecer como as despesas serão comprovadas, como os relatórios de despesas serão entregues e para quem, qual será a periodicidade para as solicitações e para o envio de relatórios, quem irá aprovar as despesas e em que prazo, em quanto tempo o valor será reembolsado ao funcionário, entre outros processos que precisam estar discriminados. Isso ajuda a organizar tudo e  a evitar erros e retrabalho. 

Vale lembrar que a empresa nunca deverá realizar o reembolso sem a apresentação de comprovantes. Essa proibição deve estar explícita nas normas da política de despesas corporativas, pois efetuar o pagamento nessas condições podem abrir caminho para fraudes futuras e até mesmo acarretar problemas fiscais. 

Outro desafio que deve ser driblado na gestão de despesas corporativas é a não conferência dos relatórios. Deixar de verificá-los regularmente pode trazer prejuízos. O problema é que fazer isso consome tempo, portanto, o ideal é buscar alternativas para automatizar os processos para facilitar a conferência das despesas e a aprovação de solicitações. 

Como otimizar a gestão de despesas corporativas

Atualmente, é possível fazer uso da tecnologia na gestão de despesas corporativas, economizando tempo, dinheiro e energia nos processos, e ainda minimizando a ocorrência de erros. Os processos manuais são, via de regra, caros, lentos e burocráticos, e é por isso que as empresas devem procurar soluções tecnológicas para automatizar determinadas tarefas e poder focar no seu core business

O Rexpense é um exemplo de como se pode usar a tecnologia para melhorar a gestão de despesas corporativas. Por meio do software, é possível automatizar o processo de solicitação e aprovação de reembolsos de uma forma muito descomplicada. Pelo próprio app, o colaborador pode enviar o comprovante de determinada despesa em tempo real e o gestor pode aprová-la na mesma hora, tornando tudo mais simples. Também existe a possibilidade de acompanhar o orçamento e o status de cada despesa totalmente online.

Outra funcionalidade interessante é que o Rexpense permite a configuração de parâmetros baseados na política da empresa. Dessa forma, se alguém tentar solicitar reembolso para uma despesa que fuja às regras (por ter excedido o valor máximo ou o comprovante estar fora do prazo, por exemplo) , o sistema bloqueia aquela solicitação. Isso possibilita melhor controle e garante que nenhuma despesa fora dos padrões seja paga. 
 

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