Digitalizar comprovantes para reembolso de despesas ficou mais simples com o Rexpense

As notas fiscais são os documentos mais utilizados pelos colaboradores para comprovar as despesas feitas em nome da empresa na hora de solicitar o reembolso. Elas trazem as informações referentes aos gastos corporativos, como o valor desembolsado, o horário da compra, e o nome e o CNPJ do local em que a despesa foi feita. Os comprovantes também descriminam os produtos ou serviços consumidos, o que é útil para a empresa verificar se não houve consumo de itens não passíveis de ressarcimento, como as bebidas alcoólicas, por exemplo. 

O problema é que armazenar uma enorme quantidade de notinhas e cupons dá um trabalhão, e, além de demandar muito espaço, ainda há o risco de extravio. Como as notas fiscais são impressas em papel termossensível, há sempre o perigo de desbotarem e se inutilizarem para fins de comprovação. Informações armazenados de maneira inadequada podem perder seu valor contábil e causar problemas fiscais para a empresa. Todas essas questões dificultam o processo de reembolso, daí a importância de armazená-los da maneira correta. Aí é que entra a digitalização!

Hoje, a tecnologia permite armazenar os comprovantes de despesas online, digitalizando-os e enviando-os para um sistema que opera na nuvem. É o fim das notas fiscais perdidas, rasgadas ou apagadas! Isso permite organizar todos os comprovantes no mesmo lugar, preservando os dados contidos neles. 

Os documentos digitalizados têm validade legal

A legislação brasileira regulamenta a digitalização de documentos. Desde 2016 os arquivos digitalizados têm o mesmo valor dos impressos, contanto que sejam certificados pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

Dessa forma, as notas fiscais digitalizadas servem como registro contábil, permitindo a redução da papelada armazenada nas empresas por anos e anos. 

A tecnologia como aliada para armazenar as notas fiscais

Atualmente, atingimos um patamar em que os smartphones já contam com câmeras de alta resolução, e há dezenas de opções de aplicativos criados especialmente para digitalizar arquivos com rapidez, como o CamScanner, o Adobe Scan, dentre outras alternativas. 

Na hora de digitalizar usando o celular, é preciso tomar algumas precauções, como realizar o processo em um ambiente iluminado e se assegurar de que as informações saiam legíveis. Feito isso, é só subir o documento em formato digital para o sistema do Rexpense, diretamente pelo App. É possível enviar o comprovante em tempo real para solicitar o reembolso, de uma forma bem prática. 

As vantagens da digitalização dos comprovantes

Acesso fácil e remoto

A digitalização dos comprovantes permite que o gestor acesse a qualquer momento as informações que precisa conferir. A mesma liberdade vale para o colaborador, que pode enviar a notinha digitalizada na mesma hora, usando o celular. Essa mobilidade confere agilidade à rotina do seu negócio.

Prevenção de extravios

Outra vantagem é que, ao digitalizar e armazenar na nuvem, os comprovantes ficam seguros, com garantia da integridade dos dados. Isso evita que o colaborador perca a nota sem querer, que haja algum extravio interno ou até que o setor financeiro esqueça de realizar algum reembolso ou o faça no valor errado, já que todas as informações ficam centralizadas, disponíveis para conferência. É possível, inclusive, evitar fraudes que trariam prejuízos à empresa. 

Melhor controle dos dados

Ao optar pela digitalização de documentos, é possível controlar melhor quem tem acesso a quais tipos de dados, assim, as informações só estarão visíveis para quem está envolvido nos projetos. Essa segurança é fundamental, principalmente quando diz respeito aos dados pessoais de colaboradores, como é o caso dos comprovantes de despesas corporativas. 

Economia de espaço físico

Por fim, uma grande vantagem da digitalização de notas fiscais para comprovação de despesas é a economia de espaço que, caso contrário, seria gasto com a armazenagem dos documentos. Como eles ficam salvos na nuvem, eliminam a necessidade de se preocupar com isso, otimizando o espaço da empresa.

 

Uma das funções do gestor corporativo é otimizar o uso dos recursos da empresa, e uma ótima maneira de fazer isso é eliminando a papelada e a burocracia envolvidas nos processos de reembolsos de despesas, poupando tempo da equipe, evitando erros de cálculo e ganhando produtividade. Por isso, digitalizar os comprovantes e automatizar as tarefas são passos essenciais para modernizar essa gestão. 

Nessa empreitada, é bom poder contar com um app que permita centralizar as informações em um só local e manter as despesas corporativas sob controle. Com o Rexpense, gerenciar as despesas, adiantamentos e reembolsos corporativos é simples e seguro! Quer saber mais? Agende uma demonstração com um de nossos consultores!