Dicas para acertar no reembolso do combustível por quilômetro rodado

Muitas empresas que trabalham com vendas externas ou prestam outros serviços fora do escritório acabam optando, por questão de praticidade, por usar o veículo próprio do colaborador. Entretanto, existem algumas dificuldades que rondam essa prática, já que é necessário reembolsar o combustível usado por quilômetro rodado e ainda por cima se prevenir de fraudes na hora da solicitação do reembolso

Embora algumas empresas achem que estipular um valor padrão aleatoriamente possa ser a alternativa mais fácil, ela não é recomendada pois, ao fazer isso, o gestor acaba tomando decisões sem critério e sem dados para embasar, o que aumenta a chance de dar errado. Por isso, aprender a calcular o reembolso por quilometragem corretamente é fundamental para melhorar a gestão e economizar dinheiro, além de ser mais justo tanto para a empresa quanto para o funcionário externo. 

Neste post, vamos dar algumas dicas práticas para ajudar na hora de calcular o valor do reembolso por quilômetro rodado e a obter dados precisos a partir dos relatórios entregues pela equipe. 

Fatores que influenciam o cálculo 

O valor do quilômetro rodado deve levar em consideração não só o combustível utilizado no deslocamento, mas também outros fatores, como a limpeza e a manutenção, o desgaste ou a depreciação, e o seguro do veículo. Algumas empresas também arcam com o valor do IPVA e do licenciamento do carro. 

O importante é deixar bem claro o que está ou não incluído no cálculo do reembolso, portanto, se a empresa optar por adicionar ou retirar algum item, os colaboradores externos devem ser informados e estar de acordo, de preferência com um termo assinado por todas as partes. 

É necessário definir na política de reembolsos o percentual de participação da empresa sobre as despesas com deslocamento, pontuando quais serão pagas integralmente e quais serão divididas com o colaborador.

Também é essencial levar em conta que os fatores que compõem o valor do reembolso por quilometragem variam de empresa para empresa, e também da natureza do serviço que será feito externamente.

Para fazer o cálculo, basta somar todos os valores que devem ser reembolsados pelo combustível, pela limpeza, pelo seguro e pelas taxas do automóvel. Fique atento para não esquecer de considerar nenhuma despesa no somatório para garantir que o ressarcimento será justo. Já fizemos um post explicando detalhadamente como calcular, clique aqui para conferir. 

Como lidar com a imprecisão nos cálculos 

Ok, você já aprendeu a fazer o cálculo, mas saiba que ele não é totalmente preciso, pois mesmo que todos os comprovantes das despesas sejam apresentados, não é possível saber se os recibos se referem apenas às visitas realizadas e não a gastos pessoais. Há casos em que o funcionário utiliza alguns dos quilômetros rodados em benefício próprio, o que faz com que a empresa arque com mais despesas do que o necessário. 

Dessa forma, fazer o cálculo da quilometragem só é 100% confiável se a empresa tiver controle sobre tudo que foi gasto no trajeto realizado para a visita técnica ou reunião externa. Para isso, é interessante lançar mão de ferramentas como o GPS ou mesmo soluções de roteirização para equipes externas. Assim, o gestor consegue gerenciar melhor o trabalho do time que está em campo, e pode mensurar se o valor investido está trazendo retorno. 

Como manter o reembolso do combustível por quilômetro rodado sob controle

Para controlar melhor o reembolso do combustível por quilômetro rodado, é importante contar com um software capaz de monitorar a rota realizada. O Rexpense tem, entre outras vantagens, a função de cálculo de despesa de distância, e usa o recurso de geolocalização entre os pontos de partida e chegada do profissional para determinar o valor de deslocamento, por quilômetro ou por milha. 

O próprio colaborador pode enviar o comprovante pelo aplicativo móvel e solicitar o reembolso imediatamente. O gestor também pode aprovar ou reprovar as despesas em poucos segundos, bastando contar com um dispositivo com acesso à internet. 

Isso evita atrasos, falhas e fraudes, e torna todo o processo muito mais seguro e transparente, pois permite um gerenciamento bem mais eficaz sobre as equipes externas. Dessa maneira, o gestor consegue dedicar o seu tempo e sua energia às tarefas realmente importantes da função, sem necessidade de checar recibo por recibo. 

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