Dicas infalíveis para controlar as visitas de negócios da sua equipe

Toda empresa precisa de vendas para sobreviver e se manter competitiva no mercado, e monitorar as ações do time de vendas é parte fundamental do processo, pois ajuda a garantir sempre o melhor desempenho possível. Afinal, de nada adianta estabelecer metas e objetivos sem acompanhar o andamento das ações e seus resultados para identificar as forças e fraquezas e, assim, otimizar a estratégia. 

Nesse sentido, o controle de visitas de negócios a clientes é de fundamental importância, pois é através dele que se pode acompanhar o atendimento prestado ao cliente e até mesmo a comprovação das despesas envolvidas na visita para reembolso posterior.

Quando o gestor enfrenta um quadro de baixo desempenho nas ações de venda, deve se questionar se sua equipe comercial está mobilizando todos os esforços para esse objetivo, se as visitas estão sendo feitas com a regularidade e a qualidade esperadas, se essas visitas estão dando retorno e se novos clientes estão sendo prospectados, ao invés de focar só nos atuais, entre outras questões pertinentes. 

Nesse post, vamos ensinar como otimizar suas visitas externas e dar algumas dicas infalíveis para facilitar o controle e ter resultados muito melhores!

1- Aposte na eficácia de um relatório de visitas

Elaborar um relatório de visitas completo e detalhado permite ao gestor mapear uma parte importante do processo comercial, acompanhando a frequência do contato da equipe de vendas com os clientes, registrando os pontos que foram abordados durante a visita e, de posse dessas informações, aprimorar a estratégia para os contatos futuros. Porém, não basta fazer o relatório, é preciso também analisá-lo minuciosamente para extrair os dados necessários. 

Utilize as informações do relatório de visitas para identificar os pontos fracos da empresa, em que momentos a estratégia está falhando e, dessa forma, criar planos de ação para reverter o problema. Não se esqueça também de prezar pelo preenchimento do relatório no prazo correto, afinal, ele precisa refletir a situação atual da empresa para possibilitar correções rápidas. 

2- Inclua metas nesse relatório

Além de apostar no relatório de visitas, é preciso tomar o cuidado de incluir metas nele, afinal, se não houver uma comparação dos resultados obtidos com as metas estipuladas não há como mensurar a eficácia de sua estratégia de vendas. 

Os indicadores a serem utilizados para isso variam de acordo com a empresa: podem ser o número de visitas feitas por mês, a quantidade de visitas necessárias para gerar uma venda, se a abordagem utilizada está sendo eficiente para fechar novos negócios, entre outras. 

E não se esqueça de dar feedbacks às equipes para manter (ou melhorar!) a qualidade dos atendimentos. 

3- Use o CRM a seu favor

Os sistemas de CRM, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, ajudam a proporcionar um melhor controle de visitas a clientes e a otimizar esse processo, tornando as visitas posteriores muito mais efetivas.

Isso porque o sistema consegue organizar os dados dos clientes e dos leads, bem como o histórico de contatos da empresa com eles, de uma forma inteligente e centralizada. Isso ajuda muito a orientar futuros contatos.

4- Explore as possibilidades do registro de quilometragem

Também é importantíssimo controlar o registro de quilometragem durante as visitas a clientes, afinal, essas despesas serão bancadas pela companhia. 

Opte por registros bem objetivos e, de preferência, o mais cedo possível, para prevenir esquecimentos, perdas e erros de cálculo. 

Também é possível utilizar uma ferramenta como o Rexpense, que realiza o controle por quilometragem de uma forma automática e eficiente. O sistema utiliza o recurso de geolocalização entre os pontos de partida e chegada do colaborador em visita externa, permitindo determinar o valor de deslocamento, por quilômetro ou milha, além da moeda a cobrar. Isso torna o registro muito mais simples e preciso.

5- Registre as despesas para reembolso

Para controlar melhor as visitas de negócios a clientes, é importante pensar em como fazer os registros das despesas para reembolso de uma maneira inteligente. É praxe que o colaborador que realiza visitas externas paga as despesas durante o deslocamento e depois recebe reembolso da empresa, mediante apresentação de recibos

O problema é que, algumas vezes, esses comprovantes podem se extraviar, o colaborador pode enviar o recibo errado ou com atraso, e vários incidentes podem ocorrer. Uma maneira prática de solucionar isso é contar com um software que gerencie, automaticamente, as despesas, reembolsos e adiantamentos, como o Rexpense

Com essa ferramenta, o colaborador consegue enviar o comprovante da despesa a ser reembolsada para a empresa assim que o recebe, e o gestor consegue aprovar essa despesa em tempo real, tudo 100% online e com segurança garantida. Assim, o controle fica mais simples e muitos contratempos podem ser evitados. 

Seguindo essas práticas, o controle das visitas de negócios se torna muito mais fácil, e elas são capazes de render muito mais lucros para sua empresa. Esperamos que essas dicas tenham sido úteis!