Dicas importantes para a elaboração do orçamento de viagens corporativas

Com um novo ano se iniciando, é hora de planejar cada passo da empresa daqui para a frente, e isso, é claro, envolve elaborar os orçamentos previstos para 2019. O orçamento de viagens corporativas não foge à regra, já que elas são cada vez mais relevantes para o crescimento das organizações por permitirem à empresa fechar parcerias, expandir os negócios e propagar sua marca. 

Para que as viagens de negócios sejam realizadas com sucesso, é fundamental que o orçamento seja bem estruturado, para diminuir despesas e tornar o evento muito mais produtivo. Nesse momento, é bom ficar de olho em alguns pontos para que tudo saia conforme o planejado.

Confira abaixo algumas dicas essenciais para planejar adequadamente o orçamento de viagens corporativas de sua empresa e começar 2019 a todo vapor!

Identifique as principais despesas envolvidas 

O primeiro passo para organizar a viagem corporativa é identificar todos os gastos essenciais para o sucesso da viagem, como a compra de passagens aéreas, a reserva de hotéis, os custos com alimentação e transporte, e o seguro-viagem. Esses são os gastos inevitáveis, que não podem ser eliminados de maneira alguma. 

As despesas essenciais podem variar de acordo com as prioridades e objetivos da empresa, portanto, o ideal é tomar por base o histórico de viagens para analisar quais são os custos mais recorrentes e adequar o planejamento à realidade do negócio. 

Sempre pesquise preços

Essa é a regra de ouro de qualquer planejamento orçamentário. Para economizar na viagem corporativa, é essencial pesquisar preços, pedir orçamentos de diversos fornecedores e prestadores de serviços e analisar o custo-benefício. 

Para isso, leve em conta os valores das diárias, as tarifas aéreas, o custo do transporte na cidade destino, o valor médio dos restaurantes, entre outras informações primordiais para pesquisar as melhores opções. 

É importante lembrar que os preços variam muito de acordo com o destino da viagem, por isso, a pesquisa deve ser realizada a cada nova viagem. Para agilizar o processo, é importante definir o quanto antes o calendário de eventos e programar as viagens do ano com antecedência. Assim, pode-se conseguir preços melhores em hotéis e passagens, aproveitar promoções e deixar tudo perfeitamente organizado. 

Firme parcerias 

Uma maneira eficaz de economizar nas viagens de negócios é fazer parcerias com cooperativas de táxi, hotéis e restaurantes, entre outros prestadores de serviço. Normalmente, isso garante tarifas mais competitivas e preços mais em conta, além de tornar o processo mais seguro em caso de imprevistos. 

Portanto, ao invés de sempre buscar uma empresa diferente, que tal fechar com as mesmas fornecedoras em todas as viagens e, assim, conseguir as melhores condições?

Defina a política de viagem 

política de viagem da empresa estabelece as regras referentes às viagens corporativas, visando a controlar melhor os gastos, reduzir despesas desnecessárias e garantir maior eficiência e qualidade ao processo. 

Nela, é preciso estipular o código de conduta dos viajantes corporativos, os limites de gastos, a lista de despesas reembolsáveis e não-reembolsáveis, os prazos para comprovação de despesas de viagem, entre outras normas necessárias para ter melhor controle. Nesse post, explicamos detalhadamente como elaborar uma boa política de viagens em sua empresa. 

Vale lembrar que todas as diretrizes devem estar perfeitamente claras e ser repassadas aos funcionários. Além disso, é recomendável revisar e aprimorar a política de viagens de tempos em tempos para que ela não fique desatualizada e se mostre ineficaz. 

Se possível, contrate uma agência de viagens corporativas

Organizar viagens corporativas é trabalhoso e envolve muita responsabilidade, já que vários fatores estão envolvidos no planejamento. Por esse motivo, é muito comum que as empresas optem por terceirizar essa tarefa e contratar uma agência especializada em viagens de negócios

Como as agências já têm a expertise necessária para a prestação do serviço, e mantêm contato com os principais fornecedores, elas muitas vezes conseguem condições de pagamento melhores e descontos mais expressivos. Além disso, contar com o auxílio de uma agência também pode trazer outras vantagens, como a agilidade nas reservas, a praticidade e o controle de gastos. 

Algumas agências, inclusive, oferecem o benefício do cashback, que devolve uma parte do valor gasto em forma de créditos para serem usados da maneira que a empresa desejar, como descontos em hotéis e passagens aéreas. Se você se interessou pela ideia, confira esse post em que ensinamos como escolher a melhor agência de viagens para a sua empresa. 

Controle o reembolso das despesas corporativas em viagem

Reembolsar os viajantes corporativos pode ser uma grande dor de cabeça, pois, se não houver um controle adequado, pode haver falhas, atrasos e fraudes que prejudiquem a empresa. Porém, esse processo fica muito mais simples quando a empresa conta com um gerenciador online de despesas e reembolsos, como o Rexpense, que permite aprovar as despesas feitas durante viagens corporativas rapidamente, poupando tempo e energia tanto do gestor quanto da equipe.

Para o gestor, é muito prático, porque ele consegue ter uma visão em tempo real do cenário, acompanhando o status de cada despesa. Para o colaborador, isso garante a segurança de que suas despesas serão reembolsadas corretamente. O controle financeiro é todo feito online, bem como a aprovação das despesas de viagens e outros gastos corporativos.

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