Cuidados na gestão de contratos para viagens corporativas

Planejar uma viagem corporativa vai muito além de apenas elaborar orçamentos, pesquisar fornecedores, reservar hotéis e passagens aéreas e outras questões burocráticas. É preciso pensar na segurança, na infraestrutura, na facilidade de acesso, no custo-benefício e outros elementos. Nesse contexto, a gestão de contratos tem um papel fundamental. 

Neste post, vamos explicar como a empresa pode promover a gestão de contratos para as viagens de negócios. Continue a ler!

As melhores práticas para a gestão de contratos

Para que a viagem seja um sucesso, o planejamento deve englobar o mínimos detalhes, e tudo deve ser feito com antecedência, disciplina e organização.  Quanto mais eficiente for a gestão de contratos, melhor será o custo-benefício da viagem. Por isso, atenção às dicas abaixo:

Defina cada detalhe com antecedência

Cada detalhe da viagem deve ser previamente definido, assim, reduz-se os custos e evita-se contratempos que atrasem a vida do viajante corporativo. Por exemplo, devem constar do contrato os termos de uso das instalações, o consumo nas dependências do hotel reservado, as datas de pagamento e valores de possíveis taxas adicionais, entre outros pontos. O ideal é que cada item do contrato seja analisado antes da assinatura, para garantir que esteja tudo certo. 

Revise os termos 

Um double check nunca é demais, não é mesmo? Para se assegurar de que não há nenhum erro nos termos do contrato, é recomendável contar com a orientação do setor jurídico da empresa. O gestor deve saber perfeitamente tudo o que está previsto no documento, como diárias extras, inclusão de hóspedes, locação de salas de reunião, reservas em restaurantes, entre outros. 

Faça relatórios

É muito importante que, após cada viagem de negócios, seja feito um relatório detalhado que aponte todos os serviços contratados, os comprovantes e os indicadores de performance. Ter o costume de fazer relatórios permite consultar facilmente informações como a realização dos serviços contratados, os valores desembolsados pela empresa e possíveis erros a serem corrigidos, proporcionando viagens com cada vez mais qualidade, economia e conforto. 

Preze pela segurança 

Uma das grandes preocupações em relação a viagens corporativas é a segurança, afinal, é responsabilidade legal da empresa cuidar de seus colaboradores. Por isso, o gestor deve assegurar a integridade dos profissionais, atuando na prevenção de riscos. Por esse motivo, fechar um contrato de viagem também diz respeito à contratação de serviços de suporte (como agências especializadas, por exemplo). 

Fique atento aos prazos

Para evitar despesas desnecessárias que encareçam a viagem, é importante que o gestor corporativo se organize e faça todas as reservas dentro do prazo, sem deixar nada para a última hora. Os pagamentos também devem ser feitos no prazo correto para reduzir custos, afinal, eventuais atrasos podem gerar multas e juros, e devem ser evitados. 

Registre as operações 

Todas as operações, como cotações, reservas, prazos e outros detalhes, devem ser registradas para que possam ser consultados quando necessário. Procure incluir, ainda, as datas das viagens, as notas fiscais e outras informações que possam ser comparadas na hora de analisar os resultados. O ideal é registrar também os feedbacks das empresas contratadas, pois isso ajudará no planejamento das próximas viagens. 

Adote um sistema de gestão

O controle e o registro das informações sobre os contratos ficam muito mais simples e rápidos se você contar com a ajuda de um sistema de gestão corporativa. Esse tipo de ferramenta permite controlar facilmente os prazos, os pagamentos realizados, os reembolsos efetuados e os resultados obtidos, simplificando a gestão ao deixar cada detalhe acessível e centralizado, além de evitar erros de processo. 

Como você já está cansado de saber, as viagens corporativas representam grandes oportunidades de expandir os negócios, e é fundamental investir na gestão de contratos com as empresas prestadoras de serviços relacionados ao turismo, como hotéis, companhias aéreas, locadoras de veículos, entre outros. 

Uma boa gestão de contratos ajuda a diminuir os custos de viagem e a otimizar os resultados conquistados, além de garantir o conforto e a segurança dos viajantes corporativos, de cujo bem estar depende o sucesso do evento. Por isso, não negligencie essa área!

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