Como evitar fraudes no reembolso de quilometragem?

Quando o colaborador utiliza seu próprio carro como ferramenta de trabalho, é muito comum que as empresas optem pelo reembolso de quilometragem. Isso é bastante frequente, por exemplo, em equipes comerciais, vendedores, consultores e representantes que façam uso de veículo próprio para trabalhar.

Nesse caso, a empresa arca com os custos com combustível, manutenção e demais despesas do veículo, normalmente pagando um valor fixo por quilômetro rodado. Para que isso seja feito, o colaborador deve prestar contas de quanto efetivamente rodou com o veículo para cumprir suas funções, apresentando comprovantes para solicitar o reembolso do que foi gasto.

O problema é que uma das grandes preocupações dos gestores no que se refere ao gerenciamento das despesas corporativas é a possibilidade de fraudes nas solicitações de reembolso.  As empresas perdem cerca de 8% de seu faturamento com desvios de funcionários, e isso pode acarretar sérios prejuízos.

Para evitar que sua empresa seja vítima desse tipo de fraude, acompanhe as dicas que daremos a seguir.

1- Tenha uma política de reembolso de quilometragem

Já falamos neste post sobre a importância de uma política de reembolsos clara e detalhada na empresa. E os reembolsos de quilometragem também devem ter a sua própria política. Com ela, é possível determinar limites e regras, o que ajuda a organizar e controlar melhor o processo de solicitação e evita gastos desnecessários e muito acima do esperado.

2- Tenha um relacionamento de confiança com as equipes

Recentemente, publicamos uma postagem sobre a importância de manter a equipe motivada. Eis mais um motivo!

Construir um relacionamento estreito e transparente com a equipe ajuda a manter todos os colaboradores alinhados com a cultura e com os processos da empresa, incluindo aqui as políticas de reembolsos.

Ao conquistar um clima saudável de confiança mútua, o gestor garante que os colaboradores estarão conscientes das regras estipuladas e as respeitarão na hora de solicitar o reembolso de suas despesas.

3- Faça auditorias regularmente

Estabelecida a política de reembolso de quilometragem, com todas as normas, prazos para comprovação de despesas e limites de valores devidamente estabelecidos, é preciso pensar em como controlar os gastos. Isso pode ser feito realizando auditorias internas periodicamente, para confirmar se todos os requisitos estão sendo cumpridos.

Uma vantagem extra é que a auditoria também ajuda a direcionar sobre as necessidades de ajustes na política de reembolsos, conforme as observações e aprendizados obtidos durante o processo.

Por falar nisso…

4- Revise os termos da política de reembolsos de tempos em tempos

Um erro muito frequente é achar que a política de reembolso de quilometragem não deve ser modificada conforme surgem novas necessidades. Na realidade, ela pode e deve ter várias versões, sendo atualizada sempre que for preciso.

Conforme a empresa faz auditorias, aprende mais sobre o processo, acompanha os gastos e conscientiza suas equipes, acaba vendo a necessidade de fazer ajustes e melhorias nas diretrizes, otimizando-as e alinhando-as à realidade da companhia. Nesse processo, limites e prazos podem ser revistos, regras podem ser adicionadas ou excluídas e cláusulas podem ser acrescentadas.

Revisar regularmente a política da empresa ajuda a manter as regras sempre atualizadas e em conformidade com as demandas e com o cenário.

5- Utilize um software para centralizar, automatizar e gerenciar o processo de reembolso

Para evitar fraudes e, de quebra, melhorar a produtividade, é fundamental ter os pedidos, aprovações e transações centralizadas em um único sistema. Isso também favorece a organização e o controle, evita a perda de comprovantes, o esquecimento e uma série de outros contratempos.

Além disso, centralizar todas as etapas de solicitação e aprovação de reembolsos em um mesmo ambiente permite que os colaboradores consigam acompanhar o processo de seu reembolso, tranquilizando-os. Nesse processo, também é importante automatizar o que for possível, para economizar tempo e garantir mais segurança em relação aos dados, evitando fraudes.

E como fazer tudo isso em um só lugar? Simples: utilizando um software de gestão de despesas corporativas, como o Rexpense.

Com o Rexpense, o gestor consegue visualizar e aprovar em tempo real cada despesa feita. O envio de comprovantes é feito pelo funcionário diretamente pelo aplicativo. Tudo fica documentado em um só lugar para conferência futura, o que auxilia na realização do controle financeiro.

Além disso, é muito mais fácil evitar fraudes e até mesmo erros, porque o sistema permite cadastrar as políticas da organização e as regras de notificação. Dessa forma, despesas que estejam em desconformidade podem ser negadas automaticamente, e o gestor pode ser notificado imediatamente sobre uma despesa fora do padrão. O controle torna-se então automático e muito mais eficiente.

Usar o Rexpense para gerenciar as despesas corporativas garante a segurança da empresa e elimina a possibilidade de fraudes nos reembolsos de quilometragem. Quer testar na prática? Clique aqui para agendar uma demonstração agora mesmo!