As melhores práticas para a redução de custos em viagens corporativas

Hoje em dia, existe a possibilidade de realizar videoconferências, chamadas internacionais ou interurbanas sem custos por meio de aplicativos, entre outras inovações muito bem vindas. Entretanto, em certos momentos, a tecnologia não consegue suprir o contato pessoal para fechar novos negócios, realizar treinamentos ou visitar clientes em outras cidades.

Nesses casos, as viagens corporativas não são somente úteis, mas também necessárias para manter a saúde financeira da empresa em dia. Porém, as despesas com esse tipo de evento têm uma participação muito grande no orçamento da empresa, por isso, é tão importante controlar esses custos e procurar reduzi-los sempre que possível. 

Quer saber como elaborar uma estratégia de redução de custos infalível para as próximas viagens de negócios de sua empresa? Então confira as dicas abaixo!

Bleisures

falamos aqui no blog sobre essa prática, que une o trabalho ao lazer. Além de vantajosa para os profissionais, ela também pode beneficiar a empresa, diminuindo o custo das passagens aéreas. Isso porque, nesse tipo de viagem, as tarifas tendem a ser até 25% menores, já que normalmente os voos saem em fins de semana ao invés de dias úteis. 

Reservas antecipadas

Reservar as passagens aéreas antecipadamente sai muito mais barato para as empresas, já que o valor da tarifa aumenta conforme a demanda pelo voo. Normalmente, a economia mais significativa acontece quando as compras são feitas com oito a 15 dias de antecedência. Por isso, nada de deixar para a última hora. 

Adoção de cartões de crédito corporativos

Essa pode ser uma ótima tática para economizar nas viagens, pois, ao pagar as despesas com cartões de crédito corporativos, a empresa acumula pontos que podem ser trocados por passagens aéreas e diárias de hotel, aliviando o orçamento. Além disso, muitos deles oferecem uma série de benefícios extras, como traslados gratuitos e seguros de viagem ou de automóveis.

Nesse post, ensinamos como realizar o controle das despesas feitas no cartão corporativo. 

Economia compartilhada

Atualmente, os aplicativos de transporte compartilhado estão ganhando cada vez mais força. Os apps de economia compartilhada para locomoção se tornaram uma alternativa mais econômica e prática para os viajantes, e serviços de hospedagem como o Airbnb se apresentam como uma opção para quem não quer gastar muito  com diárias de hotel. Tudo leva a crer que, nos próximos anos, cada vez mais empresas adaptem suas políticas de viagens para incluir essas novas tecnologias. 

Mas atenção: é necessário tomar algumas precauções para adotar a economia compartilhada em suas viagens de negócios! Confira nesse post como tirar o máximo proveito dela.

Respeito às políticas da empresa

Fraudes, exageros no uso do cartão de crédito corporativo, falta de comprovação de despesas são problemas que podem aumentar desnecessariamente os custos da viagem. O ideal é ter uma política sólida, que estabeleça regras e limites de gastos, e que esteja sempre em constante atualização. Também é importante manter as despesas sob controle, para garantir que as normas estão sendo obedecidas. 

Programação da rota de visitas

Planejar com inteligência o roteiro das visitas a serem realizadas ajuda a otimizar os recursos e diminuir o tempo de permanência no destino. Dependendo da cidade visitada, é muito comum que o viajante seja pego de surpresa pelo trânsito e desperdice seu tempo preso em um carro ao invés de efetivamente encontrando clientes e participando de reuniões. 

Para evitar essa situação, otimizar o tempo e tornar a viagem mais barata e produtiva, o ideal é planejar antecipadamente a rota a ser realizada, os meios de transporte mais adequados e os melhores horários para fugir do tráfego intenso. Usar ferramentas de mapas em tempo real, como o Google Maps e o Waze, também ajuda a traçar rotas melhores e escolher a região ideal para se hospedar. 

Adoção de um software de gestão de despesas e reembolsos

Utilizar um bom software de gestão de despesas e reembolsos corporativos, como o Rexpense, é uma ótima ideia! Com o Rexpense, é possível automatizar o processo de reembolso de despesas feitas pelo viajante, gerar relatórios, controlar a verba e aprovar solicitações de reembolso ou adiantamento em poucos cliques. 

O aplicativo também permite o envio em tempo real dos comprovantes de despesas, armazenando-os no sistema e eliminando a necessidade de guardar várias notas fiscais. O processo é simples, rápido, seguro e totalmente na nuvem, oferecendo muito mais praticidade, tanto para a empresa quanto para seus colaboradores. 

O Rexpense tem inúmeras funcionalidades para facilitar a gestão de despesas corporativas, além de oferecer integração com diversos outros sistemas e simplificar a rotina da empresa. Quer saber mais? Clique aqui e conheça nossas propostas!