Aprovação de despesas em viagens de negócios – Aprenda a montar esse processo na sua empresa

Uma das grandes dores do gestor empresarial, hoje em dia, é a gestão de despesas corporativas, o que inclui  as viagens de negócios. Nem sempre fica claro que modalidades de transporte estão incluídas na política de reembolsos, qual é o teto para cada despesa, o que está ou não incluído nesses processos…

Tendo isso em vista, definir uma política de reembolsos e um fluxo de aprovação de despesas para viagens corporativas é fundamental para evitar problemas, fraudes e complicações.

Nesse post, vamos mostrar como montar esse fluxo em sua empresa.

Os modelos de aprovação de despesas de viagens a negócios

Em geral, existem dois modelos mais comuns de aprovação de despesas, o centralizado e o descentralizado.

No modelo centralizado, os viajantes corporativos acessam o sistema de gestão de viagens disponibilizado pela empresa e escolhem as condições da viagem, com base nos limites estabelecidos na política de despesas e reembolsos.

A partir daí, a solicitação passa para o gestor, que, caso considere tudo dentro das normas, aprovará o pedido. Como a palavra final é de um único responsável, esse modelo se encaixa mais com empresas pequenas e médias.

Já no modelo descentralizado, não existe um único responsável pela decisão final: os viajantes corporativos podem, eles mesmos, acessar o sistema e efetuar a compra de passagens ou a reserva em hotéis diretamente, sem necessidade de aprovação prévia. Isso diminui o número de etapas no processo, tornando-o mais eficiente e produtivo.

Para que tudo dê certo, entretanto, o sistema precisa estar configurado e atualizado com as normas da política de reembolsos da empresa, assim, se houver um pedido que fuja a essas regras, aí sim ele seguirá para a aprovação do gestor.

Vale lembrar que, caso a sua empresa não conte com um sistema de gestão de viagens, será necessário muito mais disciplina para manter todos os processos organizados e sob controle. O gestor precisará definir um fluxo de aprovação interno e divulgá-lo a todos os funcionários.

Nesse fluxo, pode haver diretrizes como, por exemplo, estabelecer que o coordenador de cada área assuma responsabilidade pelos pedidos de suas equipes, realize uma filtragem prévia e encaminhe esses pedidos para o setor financeiro, que arcará com o trabalho de aprovar ou recusar as solicitações.

Respeitar esse fluxo é de extrema importância para reduzir custos, diminuir a possibilidade de fraudes e erros, e até mesmo agilizar os processos de aprovação.

Gerencie despesas corporativas em poucos cliques

É claro que tudo fica muito mais simples quando a empresa conta com um gerenciador online de despesas e reembolsos, como o Rexpense. Com o Rexpense, aprovar as despesas referentes a viagens corporativas é mais fácil e rápido, poupando tempo e energia tanto do gestor quanto da equipe.

Com o sistema de comunicação instantânea embutido no software, o gestor consegue falar com toda a equipe sobre uma determinada despesa, adiantamento ou reembolso, tirar dúvidas e prestar informações a qualquer momento, sem desperdiçar tempo. Além disso, todos os usuários envolvidos em uma despesa conseguem interagir para agilizar os processos e evitar pendências.

Para o gestor, é muito prático, porque ele consegue ter uma visão em tempo real do cenário, acompanhando o status de cada despesa. O controle financeiro é todo feito online, assim como a aprovação das despesas de viagens e outros gastos corporativos.

Fazer o controle de aprovações de despesas com viagens a negócios pode ser muito mais simples. Quer saber como? A gente te ajuda! Entre em contato e agende uma demonstração.