Aprenda a elaborar um planejamento de viagens corporativas

As viagens corporativas são muito importante para viabilizar a expansão do negócio, promover networking, fechar novos negócios e visitar clientes externos, e um bom planejamento é fundamental para que a iniciativa tenha sucesso!  Tudo precisa ser pensado de maneira estratégica, com vistas à redução de custos e otimização do tempo.

O problema é: como realizar o planejamento da maneira adequada? Neste post, vamos mostrar como elaborar o planejamento de viagens corporativas para que a empresa consiga extrair o máximo da viagem.

Respeite a política de viagens da empresa

A política de viagens corporativas deve dar conta de explicar tudo o que deve ser feito durante a viagem, explicitando os documentos necessários, as normas para reembolso de despesas, o teto de gastos durante a viagem, entre outras regras. Respeitar a política é garantia de que a viagem ocorrerá de maneira segura e sem imprevistos, por isso, o planejamento deve levá-la em conta.

Se você ainda não sabe como elaborar esse documento, clique aqui para aprender.

Reserve tudo com antecedência

Para evitar surpresas desagradáveis de última hora, o recomendado é que tudo seja feito com antecedência, inclusive a reserva de hotéis e a compra de passagens aéreas. Se a empresa optar por alugar um veículo no local de destino, isso também deve ser programado antecipadamente.  Além de, muitas vezes, essa precaução proporcionar economia à empresa, ela também evita contratempos para o viajante.

Faça a reserva do hotel para o período certo

Na hora de reservar a hospedagem, é preciso verificar o horário estimado de chegada ao local de destino e o horário de saída. Dessa forma, é mais fácil efetuar a reserva para o período certo, sem ter despesas extras com um tempo maior de hospedagem. Hoje, inclusive, já há a opção de diárias fracionadas em alguns hotéis, o que pode acabar sendo mais econômico.

Atenção às promoções

Por falar em economia, outra prática aconselhada é ficar de olho nas promoções para garantir os melhores preços. Hoje, existem sites e aplicativos especializados em viagens que monitoram os valores, avaliam o histórico de altas e quedas e indicam o momento ideal para comprar a passagem aérea. Essa é uma ótima dica para reduzir despesas sem abrir mão do conforto!

Analise cuidadosamente o destino da viagem

Analisando minuciosamente a cidade destino, é mais fácil visualizar as reais necessidades, como a distância entre o hotel e o centro, a oferta de transporte público e de serviços essenciais na área e as questões relacionadas à segurança.

Muitas vezes, o barato acaba saindo caro, e fazer uma análise apurada garante que a viagem seja mais organizada e até mesmo mais barata.

Planeje os traslados

Se o viajante corporativo tiver muitos compromissos em diversos pontos da cidade, pode ser interessante alugar um automóvel. Caso as reuniões estejam concentradas em um único local (ou até mesmo no próprio hotel), ou se for uma viagem mais curta, talvez seja mais interessante optar por táxi ou carro particular. O importante é que todas essas decisões sejam bem planejadas.

Abrace a tecnologia

É importante usar a tecnologia como aliada para que a viagem corporativa seja bem-sucedida. Pode ser interessante, por exemplo, apostar na prática do self booking corporativo, permitindo que os próprios profissionais agendem as suas viagens, comprem as passagens e façam as reservas em hotéis (obviamente respeitando os limites estabelecidos na política de viagens). O self booking é legal porque pode ajudar a reduzir custos e conferir agilidade aos processos.

Outra dica que pode fazer toda a diferença é utilizar o Rexpense para controlar as despesas realizadas durante a viagem de negócios e as solicitações de reembolso feitas pelo viajante.

Automatizar a gestão de despesas corporativas, incluindo as de viagens, é altamente aconselhável, pois os processos automáticos são muito mais econômicos e ágeis do que os manuais. Assim, optar por um sistema de gestão automatizada não só ajuda a reduzir custos como também melhora o desempenho e a produtividade.

Com o Rexpense, é possível fazer upload de fotos dos recibos assim que as despesas são geradas e salvar esses comprovantes na nuvem para que possam ser acessados a qualquer momento. A ferramenta também conta com várias funcionalidades, como o acompanhamento de reembolsos em tempo real e o controle financeiro online, o que a torna a solução ideal para empresas que realizem viagens de negócios com certa frequência.

Esperamos que este post tenha ajudado a esclarecer como elaborar um bom planejamento de viagens corporativas. Em breve traremos novos conteúdos úteis para a sua empresa!