A importância de flexibilizar a política de viagens corporativas

Não é de hoje que a gente bate na tecla da importância de elaborar uma política de viagens corporativas sólida, clara, abrangente e efetiva, para evitar problemas referentes às solicitações de reembolsos. Estipular cada procedimento, definir valores, prazos, condições e limites que devem ser obedecidos durante as viagens de negócios é essencial para que tudo seja feito com segurança e economia, sem gastos desnecessários que podem causar um rombo no orçamento da empresa.

No entanto, a política de viagens não deve ser engessada e arbitrária, com regras sem sentido e impostas pelas chefias. Ao contrário, para que essa política cumpra seu papel e seja eficiente de verdade, é preciso contar com a aprovação dos viajantes corporativos. Ela deve ser flexível, ser revisada de tempos em tempos conforme a necessidade e, na medida do possível, estar aberta a sugestões por parte das equipes. 

Confira, a seguir, alguns passos importantes para a criação de uma política de viagens corporativas mais inteligente e flexível. 
 

Defina os objetivos, visando ao conforto e à conveniência do viajante corporativo

É lógico que a empresa precisa reduzir custos e, portanto, é preciso estabelecer limites para os valores das passagens, acomodações, gastos com alimentação, entre outras despesas inerentes a qualquer viagem de negócios. Entretanto, tome cuidado para não acabar negligenciando o conforto e a segurança da equipe em deslocamento, na tentativa de diminuir os gastos. Nesses casos, a velha máxima é verdadeira: o barato pode, de fato, custar caro. 

Construa, portanto, uma política justa e flexível, que reflita a necessidade dos viajantes corporativos, considerando demandas específicas e buscando a melhor forma de eles trabalharem de forma saudável e produtiva durante a viagem. 
 

Procure dar opções aos viajantes

Sempre que possível, tente dar aos viajantes corporativos uma seleção de hotéis, ou uma faixa de preços, para que ele possa fazer a sua própria escolha. Você pode fazer o mesmo em relação às companhias aéreas ou ao horário do voo, por exemplo.

Para não extrapolar o orçamento, estipule limites, como a classificação dos hotéis, o valor da diária ou a classe de bilhetes das companhias. Isso ajuda a flexibilizar sem prejudicar o fluxo de caixa. 

Analise as particularidades da empresa

As empresas não são iguais, por isso, as políticas internas também não precisam ser. Na hora de elaborar a política de viagens corporativas, é necessário levar em consideração a natureza da organização, as peculiaridades do negócio, os objetivos das viagens, a realidade financeira da empresa, o grau de flexibilidade, entre outros fatores.

A política de viagens, para ser eficaz, deve acompanhar esse perfil e refletir as necessidades de seus negócios e de sua equipe, por isso, é extremamente importante definir procedimentos específicos para as seguintes áreas: reservas de hotéis e de passagens, aluguel de veículos, regras para gastos com alimentação, ligações telefônicas, ou para o uso do cartão de crédito corporativo, as medidas de segurança relativas à viagem, normas sobre os favores ou presentes que podem ser recebidos ou não em reuniões de negócios, o sistema de pagamento, as regras para reembolso, entre outras. 

Também é importante destacar se a companhia cobrirá gastos adicionais, como Wi-Fi e frigobar, e explicitar que só serão reembolsados os gastos que contribuam com o caráter corporativo da viagem, ou seja, gastos pessoais não são passíveis de reembolso. Deixar isso claro evita possíveis constrangimentos no futuro, e ajuda o colaborador a se planejar financeiramente caso ele pretenda aproveitar a viagem para usufruir de alguns momentos de lazer. 

Assegure-se de que a política está clara o suficiente

Para que todos os viajantes corporativos cumpram as diretrizes estabelecidas, é preciso que cada item da política de viagens corporativas esteja claro para eles. Todos os documentos importantes devem estar disponíveis a todos, o que pode ser feito por meio da intranet ou de uma plataforma de viagens.

Destaque a importância de ler com cuidado as regras, esclareça quais são os procedimentos básicos de cada viagem e explique detalhadamente o que fazer e quem contatar em situações emergenciais.  

Também é preciso reforçar que, ao seguir adequadamente as regras descritas na política, o viajante não só colaborará com a própria segurança, como também garantirá que o processo de reembolso das despesas feitas durante a viagem será muito mais rápido. 

Peça feedbacks ao seu time

Após criar sua política de viagens corporativas seguindo todas as dicas que já demos aqui no blog, solicite feedback às equipes, em relação a dúvidas, sugestões ou comentários. Responda prontamente a qualquer questionamento que venha a ser feito e deixe claro que as sugestões e pedidos serão levados em consideração. 

Envolver os funcionários nesse processo auxilia no desenvolvimento e na melhoria constante de sua política de viagens, a fim de torná-la ainda mais efetiva.  

Faça revisões na política regularmente

Ao longo do tempo, as prioridades e as necessidades de uma empresa mudam, portanto, reveja constantemente sua política de viagens corporativas, levando-se em conta que o caminho para o sucesso é a flexibilidade e que, portanto, as regras e os procedimentos-padrão podem e devem estar abertos a mudanças. 

Utilize um sistema automático de despesas e reembolsos corporativos

A melhor maneira de empoderar o viajante corporativo é adotar na empresa um bom gerenciador de despesas, reembolsos e adiantamentos, como o Rexpense. Com isso, você garante que eles tenham autonomia e liberdade durante a viagem, com a tranquilidade de que todas as despesas profissionais feitas em deslocamento serão prontamente ressarcidas, já que a solicitação de reembolso é feita de forma simples e direta, pelo próprio app. 

Quer saber mais? Conheça todas as vantagens que o Rexpense tem a oferecer para a sua empresa